2　前項第1号、第2号及び第4号に掲げる番号は、毎年1月1日から始め、12月31日に終わる。

3　第1項第5号に掲げる番号は、毎年4月1日から始め、翌年の3月31日に終わる。

2　文書責任者及び文書主任は、主務課長が指定する職員とする。

3　文書責任者は、文書主任を指揮して、課等の適正な文書の作成及び管理に当たる。

4　文書主任は、文書責任者の指揮を受け、課等の文書の整理保管に当たる。

2　送達された郵便物等の料金が未納又は不足である場合においては、前条の規定にかかわらず総務課長は、必要と認めるものに限り、その未納又は不足の料金を支払って収受することができる。

2　前項の登録処理は、次の各号に掲げる文書の区分に応じ、当該各号に定める方法によるものとする。

3　前2項の規定により文書管理システムに文書を登録する場合において、文書の特性によってスキャナにより読み取ることが困難な文書については、文書管理システムへの登録は、件名等に限り行うものとする。

4　第2項第1号に規定する収受処理を行った後の配付文書の原本は、別途編さんして1年間保管するものとする。ただし、法令等に別段の定めがあるもの及び歴史資料として重要な公文書等を除く。

5　審査請求、訴訟その他収受の日時が権利の得喪に関する文書については、第2項に規定する登録処理時に、到達日時を当該文書の件名に付記しなければならない。

6　文書管理システムにより収受した文書には、文書管理システムにより採番した番号を付すものとする。

7　各担当者は、配付文書等を上司の供覧に付さなければならない。ただし、当該文書によって起案を要する事案に関するもの及び定例的又は軽易なもので主務課長が必要ないと認めたものは、供覧を省略することができる。

8　文書管理システムにより収受処理を行わない場合は、文書収受簿(様式第5号)に記載し、右上部余白に受付印及び合議印を押印し、受付印の所定の箇所に収受番号を記入しなければならない。

2　文書の起案は、次の各号に掲げる事案に係るものを除くほか、文書管理システムに必要な事項を登録することにより行う。ただし、文書管理システムにて回議を行わない場合は、文書管理システムに登録した上で、回議書(様式第6号)を用いることができる。

3　起案は一事案ごとに作成し、件名又は要旨を明らかにしなければならない。

4　当該事案について経費を伴う場合は、その旨を記入しなければならない。

5　起案は、全て常用漢字及び現代仮名遣いを用いなければならない。

2　他の部に関係がある事案は、主務部長(決裁権者が主務課長の場合にあっては、主務課長)の承認を得た後、決裁権者の決裁を受けるまでに当該関係の部長等の合議又は閲覧を得なければならない。

3　同一部内の他の課に関係がある事案は、主務課長の承認を得た後、決裁権者の決裁を受けるまでに当該関係の課長等の合議又は閲覧を得なければならない。

4　前条の規定は、前3項の場合について準用する。

2　前項の場合において協議が整わないときは、意見を記載して上司の指示を受けなければならない。

2　総務課は、前項の議案の送付を受けた場合は、議会に提出する手続をとらなければならない。

2　前項に掲げる文書及び郵便物等のうち急を要するもの、又は重要と認めるものは、適宜総務課長の指示を受けて処理しなければならない。

2　完結した文書は、原則、文書管理システムにて保存管理しなければならない。

2　保存期間は、完結した年度の翌年度の4月1日から起算する。ただし、暦年によるものは、完結した年の翌年の1月1日から起算する。

3　法令に特別の定めがある場合を除くほか、文書の保存種別の基準は、別表第2のとおりとする。

2　書庫内は常に清潔に保ち、喫煙その他一切の火気を使用してはならない。

2　借覧期間は、原則として7日以内とする。

3　借覧等をした者は、返却日を保存文書借覧簿に記入し、返却に当たっては借覧した文書を指定の位置に返却しなければならない。

この訓令は、平成16年10月1日から施行する。

この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

この訓令は、告示の日から施行する。

この訓令は、平成20年11月18日から施行する。

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

この訓令は、平成27年10月1日から施行する。

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

この訓令は、平成30年4月1日から施行する。

この訓令は、平成31年4月1日から施行する。

この訓令は、令和元年10月1日から施行する。

この訓令は、告示の日から施行する。

この訓令は、令和3年2月1日から施行する。

この訓令は、令和3年4月1日から施行する。

この訓令は、令和4年4月1日から施行する。

この訓令は、令和5年1月18日から施行する。

この訓令は、令和5年4月1日から施行する。ただし、第7条の改正規定は、令和5年3月1日から施行する。

この訓令は、令和5年4月1日から施行する。

この訓令は、令和5年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、令和6年1月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令による改正後の第5条第3項の規定により公文に付す番号については、同項の規定にかかわらず、令和5年1月1日から令和6年3月31日までの間は、当該期間における文書の発生の順序により番号を付すものとする。