(趣旨)

第1条　この規則は、湖南市の公印に関し必要な事項を定めるものとする。

(公印の管理及び種類等)

第2条　公印の管理は、総務課長が総括し、公印の取扱責任者(以下「保管者」という。)は、その所属の課等の長とする。

(公印のひな形)

第3条　公印のひな形は、別表第2のとおりとする。

(公印の取扱い)

第4条　公印は、常に堅固な容器に納め、錠を施す等の方法により、公印の保管者(別表1に定める保管者をいう。以下「保管者」という。)が保管しなければならない。

(公印の取扱主任)

第5条　保管者は、必要があると認めるときは、公印取扱主任(以下「主任」という。)を定め、公印の保管、使用その他公印の取扱いに関する事務を処理させることができる。

(公印の新調、改刻又は廃止の届出)

第6条　保管者は、公印の新調、改刻又は廃止をしようとするときは、あらかじめ総務課長に協議するものとする。

(公印の告示)

第7条　市長は、公印を新調し、改刻し、又は廃止したときは、公印の種類、用途及び印影並びに使用の開始又は廃棄の期日を告示するものとする。

(公印台帳)

第8条　総務課長は、公印台帳(様式第2号)を備え、公印の種類、印影その他必要な事項を登録しておかなければならない。

(公印の押印)

第9条　発出する文書には、押印を不要とする特別の定めがある場合を除き、公印を押印しなければならない。ただし、文書の偽造のおそれ等を勘案し、公印の押印により文書の真正性を確保する必要がないものとして市長が別に定めるものについては、押印を省略することができる。

(公印の刷込み)

第10条　定例的かつ定型的で一時に多数印刷する文書、証票等のうち、公印を押印すべきものについては、当該文書、証票等にその印影(その縮小したものを含む。以下同じ。)を印刷することができる。この場合においては、刷込みの都度当該公印保管者を経て総務課長に公印刷込み承認願(様式第3号)を提出して承認を受けなければならない。

(電子計算組織による公印)

第11条　電子計算組織(与えられた一連の処理手順に従い、電子計算機及び端末機器その他関連機器を利用して事務を自動的に処理する電子的機器組織をいう。)を利用して証明等の事務を行うことができる。この場合においては、公印の押印に代えて、電子計算組織に記録した公印の印影を出力して使用することができる。

(公印の保管)

第12条　第6条の規定により廃止した公印に係る保管者は、当該公印を総務課長に引き継がなければならない。

(その他)

第13条　この規則に定めるもののほか、必要な事項は、市長が別に定める。