○湖南市戸籍事務電子計算機処理に係るデータ保護管理要綱
平成16年10月1日
訓令第12号
(目的)
第1条 この訓令は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)に定めるもののほか、湖南市における戸籍事務の電子計算機処理に係るデータ保護に関し、必要な事項を定め、データ保護の適正な管理運営を確保することを目的とする。
(対象とするデータ)
第2条 この訓令で対象とするデータの範囲は、戸籍事務電子計算機処理に係るデータで、入出力帳票、磁気テープ、磁気ディスクその他の媒体に記録されているものをいう。
(処理の基本方針)
第3条 電子計算機処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報を保護するよう配慮しなければならない。
(業務処理の範囲)
第4条 電子計算機処理による業務の範囲は、戸籍法その他戸籍関係法令(以下「法令」という。)に基づく届出等により処理する業務で次に掲げるものとする。
(1) 戸籍受付帳の作成
(2) 戸籍の記載編成
(3) 見出し検索
(4) 統計表の作成
(5) 人口動態事務
(6) 相続税第58条通知事務
(7) 戸籍新附票の作成
(8) 戸(除)籍等の証明交付
(9) 戸籍関連通知帳票
(戸籍データの保護)
第5条 戸籍入力データを戸籍届書に限定し、戸籍法(昭和22年法律第224号)その他の法令に定めがない事項は入力データの対象としてはならない。また、プライバシー保護のため十分配慮しなければならない。
2 電子計算機処理の内容を戸籍事務、戸籍記載、戸籍附票及び人口動態の目的以外に利用してはならない。
3 戸籍データは、法令に定めのあるものを除き、外部に提供してはならない。
(保護管理者の設置)
第6条 戸籍データ及びこれを電子計算機処理して得られる情報を的確に管理し、保護の万全を期するため、市民課に戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置く。
2 保護管理者は、市民課長をもって充てる。
(保護管理者の職務)
第7条 保護管理者は、戸籍データの管理の状況及びこれらに関連する設備の状態について常に把握し、戸籍データが的確に管理されるよう努めなければならない。
(戸籍データの管理等)
第8条 保護管理者は、戸籍事務の電子計算機処理に当たり、次の各号に掲げるものを適正に管理しなければならない。
(1) 入出力帳票
入出力帳票の受払い及び管理については、名称、作成期日、保存期間等必要な事項を台帳等に記録しておかなければならない。不要となった入出力帳票は、速やかに裁断等により復元できない方法によって処分しなければならない。
(2) 電子計算機、磁気テープ及び磁気ディスク等に記録された情報(以下「磁気ファイル」という。)データを記録している磁気テープ及び磁気ディスク等の受払い及び管理については、名称、作成期日、保管期間等必要な事項を台帳に記録しておかなければならない。
(3) 機能仕様書、企画書、操作手順書及び電子計算機処理に必要な仕様書
(4) 磁気ファイル及びドキュメントは、所定の場所に保管するものとし、その取扱いは保護管理者が指定する市民課及び市民課分室窓口担当職員(以下「取扱責任者」という。)をもってするものとする。
2 取扱責任者は、戸籍事務の電子計算機及び磁気ファイルについて、火災その他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。
3 事故が発生したときは、取扱責任者は速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、保護管理者に報告しなければならない。
(システムの運用)
第9条 保護管理者は、戸籍事務の電子計算機処理の運用に際しては、プライバシー保護のため、十分かつ慎重な措置を講じなければならない。
2 保護管理者は、端末機の操作に際して、戸籍事務を担当する職員(以下「戸籍担当職員」という。)に対し個別のパスワードを設定し、そのパスワードを管理するパスワードを設定しなければならない。
3 管理パスワード及び個別パスワードは、保護管理者が管理し、そのコードを秘密にしなければならない。
4 戸籍担当職員は、個人に付与されたパスワードを秘密にしなければならない。
5 保護管理者は、見出し帳及び統計に関するものを除く情報について、決裁終了後、電子計算機装置のデータから削除しなければならない。
6 保護管理者は、端末機を受付窓口から離れた場所に設置し、戸籍担当職員以外の者が入力内容を読み取ることのないように配慮しなければならない。
7 戸籍事務の電子計算機処理に係る業務は、外部委託してはならない。
8 保護管理者は、システムが適正に運用されているか常にその使用状況を調査、把握し、適正な管理に努めるとともに、必要に応じて適正な措置を採らなければならない。
(端末機の操作)
第10条 端末機の操作は、戸籍担当職員が行うものとする。
2 端末機の操作は、業務に必要な場合以外に行ってはならない。また、見出しデータ及びその他戸籍に関するデータを、業務に必要な場合以外に検索してはならない。
(台帳の保管)
第11条 保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため、別表のとおり戸籍事務電子計算機処理に係る台帳を保管しなければならない。
(会議)
第12条 戸籍データ保護の適切な管理を推進するため、戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。
2 会議は、保護管理者が必要に応じて、戸籍データ保護に係る事務について開催するものとする。
3 会議は、保護管理者及び戸籍担当職員をもって組織する。
4 会議の庶務は、取扱責任者において処理する。
付則
この訓令は、平成16年10月1日から施行する。
付則(平成24年訓令第4号)
この訓令は、平成24年4月1日から施行する。
附則(令和5年訓令第6号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
別表(第11条関係)
戸籍台帳保管方式一覧表
(注)○印は保存 ×印は保存しない
媒体 台帳 | 磁気ディスク保存 | フロッピーディスク保存 | 文書保存 |
新戸籍 | ○(注2) | × | ○文書のみ保存 |
受付帳 | ○(注2) | × | ○文書のみ保存 |
新附票 | ○(注2) | × | ○文書のみ保存 |
戸籍見出帳 | ○ | ○ | ○ |
除籍見出帳 | ○ | ○ | ○ |
原戸籍見出帳 | ○ | ○ | ○ |
各種目録(注1) | ○(注3) | × | ○文書のみ保存 |
統計 | ○(注4) | × | ○文書のみ保存 |
人口動態調査票 | ○(注2) | × | ○文書のみ保存 |
(注1) 戸籍副本送付目録
除籍副本送付目録
25年経過副本送付目録
(注2) 決裁済のものは入力後15日目の立上げ時に自動消去するが、15日以内に出力されていない受付については、出力後4日目の立上げ時に自動消去する。
(注3) 月次処理で消去する。
(注4) 年次処理で消去する。