第1条　湖南市戸籍謄抄本交付制限要綱(平成16年湖南市訓令第18号。以下「要綱」という。)第2条第4項に定める「承諾した書面」とは、請求事由、提出先等を具体的に明記した委任状、同意書、承諾書等をいう。

第2条　要綱第2条第5項に規定する請求(第三者からの正当と認められる戸籍の請求)及び要綱第3条第3項に規定する請求(第三者からの正当な除籍の請求)についても、原則として誓約書又は本人が承諾した書面を提出させるものとする。ただし、請求事由が正当な目的によることが明らかな場合において、「承諾した書面」が提出されないことを理由に不法にこれを拒むことはできない。

第3条　郵便又は信書便による請求については、要綱第2条及び第3条の各項に準じる。なお、請求が第三者からのもので、請求事由が不明確である場合、若しくは書面の不備等の場合は、別紙返戻理由書を返送する。

第4条　本人の確認方法は、署名押印又は身分証明書等の提示、当該請求人の住所、氏名、生年月日の質問等による。