○湖南市職員旧姓使用取扱規程
平成16年10月1日
訓令第33号
(趣旨)
第1条 この訓令は、職員が婚姻、養子縁組その他の事由(以下「婚姻等」という。)によって戸籍上の氏を改めた後も、引き続き改姓前の氏(以下「旧姓」という。)を文書等に使用することに関して必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この訓令において「所属長」とは、湖南市職員の服務に関する規程(平成16年湖南市訓令第28号。以下「服務規程」という。)第8条に規定する所属長をいう。
(承認)
第3条 職員は、市長の承認を受けて、法律、条例等の規定に反するおそれのない専ら職員間で使用している文書等で、職務遂行上又は事務処理上著しい支障を生じないものに限り、旧姓を使用することができる。
(旧姓使用の範囲)
第4条 旧姓使用者が旧姓を使用することができる文書等とは、次に掲げるものとする。
(1) 職員名簿及び職員配置図
(2) 回覧用紙
(3) 事務分掌表
(5) 職員勤務状況確認簿(服務規程第8条第1項)、休暇欠勤等事故状況報告書(服務規程第8条第2項)、休暇欠勤等承認申請カード(服務規程第8条第3項)、特別休暇願(服務規程第10条)及び職務専念義務免除願
(6) 復命書(服務規程第16条)
(7) 事務引継書(湖南市職員事務引継規程(令和6年湖南市訓令第2号)第5条)
(8) 起案文書(回議、合議、審査及び決裁の押印を含む。)(湖南市事務処理・文書管理規程(令和7年湖南市訓令第3号)第16条)
(9) 支出負担行為書(回議、合議及び決裁の押印を含む。)(湖南市会計規則(平成16年湖南市規則第46号。以下「会計規則」という。)第26条)、支出命令書及び支出負担行為書兼支出命令書(回議、合議及び決裁の押印を含む。)(会計規則第28条)
(10) 検査調書(湖南市契約規則(平成16年湖南市規則第49号)第37条第5項)
(11) 時間外等勤務命令簿及び週休日・休日勤務命令簿
(12) 出張命令カード(服務規程第15条)
(13) 前各号に掲げるもののほか、法律等に基づかない文書等で所属長が認める軽易な書類
(中止届)
第7条 旧姓使用者が旧姓の使用を中止しようとするときは、所属長を経て、市長に旧姓使用中止届(様式第3号)を提出しなければならない。
(人事記録への記載)
第8条 市長は、旧姓使用の申出、旧姓使用の通知(使用開始年月日、使用する旧姓等)、中止については、人事記録の備考欄に記載し、旧姓使用の適正な管理に努めなければならない。
(責務)
第9条 所属長は、所属職員の旧姓使用に関し適切な運用が図られるよう努めなければならない。
2 旧姓を使用する職員は、旧姓を使用するに当たって、常に住民、職員等に誤解や混乱が生じないよう努めなければならない。
(その他)
第10条 この訓令に定めるもののほか、旧姓使用に関し必要な事項は、市長が別に定める。
付則
(施行期日)
1 この訓令は、平成16年10月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の日の前日までに、合併前の甲西町職員旧姓使用取扱規程(平成14年甲西町訓令第1号)の規定によりなされた手続その他の行為は、この訓令の相当規定によりなされたものとみなす。
付則(平成25年訓令第13号)
この訓令は、平成25年4月1日から施行する。
附則(令和6年訓令第2号)抄
(施行期日)
1 この訓令は、令和6年3月1日から施行する。
附則(令和6年訓令第4号)抄
(施行期日)
1 この訓令は、令和6年4月1日から施行する。
附則(令和7年訓令第3号)抄
(施行期日)
第1条 この訓令は、令和7年4月1日(次条において「施行日」という。)から施行する。
