○湖南市個人情報取扱規程
平成28年4月1日
訓令第17―6号
目次
第1章 総則(第1条・第2条)
第2章 安全管理のための措置
第1節 管理体制(第3条～第6条)
第2節 教育研修(第7条)
第3節 責務(第8条)
第4節 保有個人情報等の取扱い(第9条～第19条)
第5節 情報システムにおける安全の確保等(第20条～第34条)
第6節 業務の委託等に伴う措置(第35条)
第7節 安全確保上の問題へ対応(第36条・第37条)
第8節 監査及び点検の実施(第38条～第40条)
第3章 その他(第41条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この訓令は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「法」という。)に規定する個人情報及び個人番号(以下「保有個人情報等」という。)の適切な取扱い及びその管理に関し必要な事項を定めるものとする。
(定義)
第2条 この訓令における用語の意義は、法の定めるところによる。
第2章 安全管理のための措置
第1節 管理体制
(統括保護責任者)
第3条 統括保護責任者は、湖南市情報資産に係る情報セキュリティ規程(平成16年湖南市訓令第65号)第4条第4号に規定する統括情報セキュリティ管理者をもって充てるものとし、全ての保有個人情報等の取扱いに関して統括的な権限と責任を有するものとする。
(保護管理者)
第4条 各課等に、保護管理者1人を置くこととし、当該課等の長又はこれに代わる者をもって充てる。
2 保護管理者は、各課等における保有個人情報等を適切に管理する任に当たる。保有個人情報を情報システムで取り扱う場合、保護管理者は、当該情報システムの管理者と連携して、その任に当たる。
3 保護管理者は、当該課等において、個人番号及び特定個人情報(以下「特定個人情報等」という。)を取り扱う職員(委託により従事する者を含む。以下「職員」という。)並びにその役割を指定する。
4 保護管理者は、各事務取扱担当者が取り扱う個人情報等の範囲を指定する。
(保護担当者)
第5条 各課等に、保護担当者1人又は複数人を置くこととする。
2 保護担当者は、保護管理者を補佐し、各課等における保有個人情報等の管理に関する事務を担当する。
3 保護担当者は、湖南市個人情報保護事務取扱要領(令和5年湖南市訓令第13号)第42条に規定する個人情報保護主任をもって充てる。
(監査責任者)
第6条 監査責任者は、総務部長をもって充てることとする。
第2節 教育研修
(教育研修)
第7条 統括保護責任者は、職員に対し、保有個人情報等の取扱いについて理解を深め、個人情報及び特定個人情報等の保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。
2 統括保護責任者は、職員に対し、保有個人情報等の適切な管理のために、情報システムの管理、運用及びセキュリティ対策に関して必要な教育研修を行う。
3 統括保護責任者は、前2項に規定する事務を総務部長に行わせることができる。
4 保護管理者は、当該課室等の職員に対し、保有個人情報等の適切な管理のために、統括保護責任者の実施する教育研修への参加の機会を付与する等の必要な措置を講ずる。
第3節 責務
(職員の責務)
第8条 職員は、個人情報等の漏えい、滅失又は毀損等(以下「情報漏えい等」という。)の事案の発生又は兆候を把握した場合及び職員がこの訓令等に違反している事実又は兆候を把握した場合は、速やかに保護管理者に報告しなければならない。
第4節 保有個人情報等の取扱い
(保有個人情報等の取扱い)
第9条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報等にアクセスする権限を有する者をその利用目的を達成するために必要最小限の職員に限る。
2 アクセス権限を有しない職員は、保有個人情報等にアクセスしてはならない。
3 職員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で保有個人情報等にアクセスしてはならない。
(複製等の制限)
第10条 職員は、業務上の目的で保有個人情報等を取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、保護管理者の指示に従い行う。
(1) 保有個人情報等の複製
(2) 保有個人情報等の送信
(3) 保有個人情報等が記録されている媒体の外部への送付又は持ち出し
(4) その他保有個人情報等の適切な管理に支障を及ぼすおそれのある行為
(誤りの訂正等)
第11条 職員は、保有個人情報等の内容に誤り等を発見した場合には、保護管理者の指示に従い、訂正等を行う。
(媒体の管理等)
第12条 職員は、保護管理者の指示に従い、保有個人情報等が記録されている媒体を定められた場所に保管するとともに、必要があると認めるときは、耐火金庫への保管、施錠等を行う。
(廃棄等)
第13条 職員は、保有個人情報等又は保有個人情報等が記録されている媒体(端末及びサーバに内蔵されているものを含む。)が不要となった場合には、保護管理者の指示に従い、当該保有個人情報等の復元又は判読が不可能な方法により当該情報の消去又は当該媒体の廃棄を行う。
(保有個人情報等の取扱状況の記録)
第14条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、台帳等を整備して、当該保有個人情報等の利用及び保管等の取扱いの状況について記録する。
(個人番号の利用の制限)
第15条 保護管理者は、個人番号の利用に当たり、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成25年法律第27号。以下「番号法」という。)及び湖南市個人番号の利用及び特定個人情報の提供に関する条例(平成27年湖南市条例第27号。以下「番号条例」という。)があらかじめ限定的に定めた事務に限定する。
(特定個人情報の提供の求めの制限)
第16条 個人番号利用事務又は個人番号関係事務(以下「個人番号利用事務等」という。)を処理するために必要な場合その他番号法及び番号条例で定める場合を除き、個人番号の提供を求めてはならない。
(特定個人情報ファイルの作成の制限)
第17条 個人番号利用事務等を処理するために必要な場合その他番号法及び番号条例で定める場合を除き、特定個人情報ファイルを作成してはならない。
(特定個人情報等の収集・保管の制限)
第18条 番号法第19条各号のいずれかに該当する場合を除き、他人の個人番号を含む個人情報を収集又は保管してはならない。
(保有個人情報等の提供)
第19条 保護管理者は、法第69条第2項第3号及び第4号の規定に基づき行政機関及び独立行政法人等以外の者に保有個人情報等を提供する場合には、原則として、提供先における利用目的、利用する業務の根拠法令、利用する記録範囲及び記録項目、利用形態等について書面を取り交わす。
2 保護管理者は、法第69条第2項第3号及び第4号の規定に基づき行政機関及び独立行政法人等以外の者に保有個人情報等を提供する場合には、安全確保の措置を要求するとともに、必要があると認めるときは、提供前又は随時に実地の調査等を行い措置状況を確認し、その結果を記録するとともに、改善要求等の措置を講ずる。
3 保護管理者は、法第69条第2項第3号の規定に基づき行政機関又は独立行政法人等に保有個人情報等を提供する場合において、必要があると認めるときは、前2項に規定する措置を講ずる。
4 保護管理者は、番号法及び番号条例で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報等を提供してはならない。
第5節 情報システムにおける安全の確保等
2 保護管理者は、前項の措置を講ずる場合には、パスワード等の管理に関する定めの整備(その定期又は随時の見直しを含む。)、パスワード等の読み取り防止等を行うために必要な措置を講ずる。
(アクセス記録)
第21条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報等へのアクセス状況を記録し、その記録(以下「アクセス記録」という。)を一定の期間保存し、及びアクセス記録を定期的に分析するために必要な措置を講ずる。
2 保護管理者は、アクセス記録の改ざん、窃取又は不正な消去の防止のために必要な措置を講ずる。
(アクセス状況の監視)
第22条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報等への不適切なアクセスの監視のため、必要な措置を講ずる。
(管理者権限の設定)
第23条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、情報システムの管理者権限の特権を不正に窃取された際の被害の最小化及び内部からの不正操作等の防止のため、当該特権を最小限とする等の必要な措置を講ずる。
(外部からの不正アクセスの防止)
第24条 保護管理者は、保有個人情報等を取り扱う情報システムへの外部からの不正アクセスを防止するため、ファイアウォールの設定による経路制御等の必要な措置を講ずる。
(不正プログラムによる漏えい等の防止)
第25条 保護管理者は、不正プログラムによる保有個人情報等の情報漏えい等の防止のため、不正プログラムの感染防止等に必要な措置を講ずる。
(暗号化)
第26条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、その暗号化のために必要な措置を講ずる。
(入力情報の照合等)
第27条 職員は、情報システムで取り扱う保有個人情報等の重要度に応じて、入力原票と入力内容との照合、処理前後の当該保有個人情報等の内容の確認、既存の保有個人情報等との照合等を行う。
(バックアップ)
第28条 保護管理者は、保有個人情報等の重要度に応じて、バックアップを作成し、分散保管するために必要な措置を講ずる。
(情報システム設計書等の管理)
第29条 保護管理者は、保有個人情報等に係る情報システムの設計書、構成図等の文書について外部に知られることがないよう、その保管、複製、廃棄等について必要な措置を講ずる。
(端末の限定)
第30条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、その処理を行う端末を限定するために必要な措置を講ずる。
(端末の盗難防止等)
第31条 保護管理者は、端末の盗難又は紛失の防止のため、端末の固定、執務室の施錠等の必要な措置を講ずる。
2 職員は、保護管理者が必要があると認めるときを除き、端末を外部へ持ち出し、又は外部から持ち込んではならない。
(第三者の閲覧防止)
第32条 職員は、端末の使用に当たっては、保有個人情報等が第三者に閲覧されることがないよう、使用状況に応じて情報システムからログオフを行うことを徹底する等の必要な措置を講ずる。
(記録機能を有する機器・媒体の接続制限)
第33条 保護管理者は、保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人情報等の情報漏えい等の防止のため、スマートフォン、USBメモリ等の記録機能を有する機器・媒体の情報システム端末等への接続の制限(当該機器の更新への対応を含む。)等の必要な措置を講ずる。
(システムログ又は利用実績の記録)
第34条 保護管理者は、特定個人情報等へのアクセス状況を記録し、その記録を一定の期間保存し、定期に又は随時に分析するために必要な措置を講ずる。また、アクセス記録の改ざん、窃取又は不正な削除の防止のために必要な措置を講ずる。
第6節 業務の委託等に伴う措置
(業務の委託等)
第35条 保有個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、個人情報の適切な管理を行う能力を有しない者を選定することがないよう、必要な措置を講ずる。また、契約書に、次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体制、個人情報の管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認する。
(1) 個人情報に関する秘密保持、目的外利用の禁止等の義務
(2) 再委託の制限又は事前承認等再委託に係る条件に関する事項
(3) 個人情報の複製等の制限に関する事項
(4) 個人情報の漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
(5) 委託終了時における個人情報の消去及び媒体の返却に関する事項
(6) 違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項
2 保有個人情報等の取扱いに係る業務を外部に委託する場合には、委託する保有個人情報等の秘匿性等その内容に応じて、委託先における個人情報の管理の状況について、年1回以上の定期的検査等により確認する。
4 保有個人情報等の取扱いに係る業務を派遣労働者によって行わせる場合には、労働者派遣契約書に秘密保持義務等個人情報の取扱いに関する事項を明記する。
5 個人番号利用事務等の全部又は一部を委託する場合には、委託先において、番号法に基づき市が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるか否かについて、あらかじめ確認する。
6 市長は、個人番号利用事務等の全部又は一部の委託をする際には、「委託を受けた者」において、市が果たすべき安全管理措置と同等の措置が講じられるよう必要かつ適切な監督を行う。
7 個人番号利用事務等の全部又は一部の「委託を受けた者」が再委託をする際には、委託をする個人番号利用事務等において取り扱う特定個人情報の適切な安全管理が図られることを確認した上で再委託の諾否を判断する。
第7節 安全確保上の問題へ対応
(事案の報告、対策及び再発防止措置)
第36条 保有個人情報等の情報漏えい等安全確保の上で問題となる事案が発生した場合に、その事実を知った職員は、速やかに当該保有個人情報等を管理する保護管理者に報告する。
2 保護管理者は、被害の拡大防止又は復旧等のために必要な措置を講ずる。
3 保護管理者は、事案の発生した経緯、被害状況等を調査し、統括保護責任者に報告する。ただし、特に重大と認める事案が発生した場合には、直ちに統括保護責任者に当該事案の内容等について報告する。
4 統括保護責任者は、前項の規定に基づく報告を受けた場合には、事案の内容等に応じて、当該事案の内容、経緯、被害状況等を行政機関の長に速やかに報告する。
5 保護管理者は、事案の発生した原因を分析し、再発防止のために必要な措置を講ずる。
(公表等)
第37条 事案の内容、影響等に応じて、事実関係及び再発防止策の公表、当該事案に係る本人への対応等の措置を講ずる。
第8節 監査及び点検の実施
(監査)
第38条 監査責任者は、保有特定個人情報の管理を検証するため、市における保有特定個人情報の管理の状況について、定期に又は随時に監査(外部監査を含む。以下同じ。)を行い、その結果を統括保護責任者に報告する。
(点検)
第39条 保護管理者は、自ら管理責任を有する保有個人情報等の記録媒体、処理経路、保管方法等について、定期に又は随時に点検を行い、必要があると認めるときは、その結果を統括保護責任者に報告する。
(評価及び見直し)
第40条 保有個人情報等の適切な管理のための措置については、統括保護責任者、保護管理者等は、監査又は点検の結果等を踏まえ、実効性等の観点から評価し、必要があると認めるときは、その見直し等の措置を講ずる。
第3章 その他
(その他)
第41条 この訓令に定めるもののほか、保有個人情報の適切な管理のための措置に関し必要な事項は、市長が別に定める。
附則
この訓令は、告示の日から施行する。
附則(令和2年訓令第10号)
この訓令は、令和2年4月1日から施行する。
附則(令和5年訓令第6号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
附則(令和5年訓令第13号)抄
(施行期日)
1 この訓令は、令和5年4月1日から施行する。