○湖南市戸籍情報システムに係るデータ保護管理要綱
令和7年10月27日
訓令第18号
湖南市戸籍事務電子計算機処理に係るデータ保護管理要綱(平成16年湖南市訓令第12号)の全部を改正する。
(目的)
第1条 この訓令は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)に定めるもののほか、戸籍情報システムに係るデータの保護及び管理について必要な事項を定め、戸籍データ等の保護の厳重な管理運営を確保することを目的とする。
(1) 戸籍情報システム クラウドサービス上の仮想環境に設置した戸籍サーバ並びに戸籍及び住民基本台帳の事務を所管する課(以下「戸籍事務等所管課」という。)に設置した戸籍専用端末装置(以下単に「端末装置」という。)により、現在戸籍、除かれた戸籍、戸籍附票、人口動態調査票等の戸籍関連の事務を行うシステムをいう。
(2) 戸籍データ 戸籍情報システムで取り扱われる入出力データをいう。
(3) 磁気ディスク等 磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他の情報を記録する媒体をいう。
(4) ドキュメント クラウド運用マニュアル、端末装置運用マニュアル、詳細設計書、構成情報管理ファイルその他戸籍情報システムに関する仕様を定めた文書をいう。
(処理の基本方針)
第3条 戸籍情報システムによる事務の処理に当たっては、戸籍事務の効率化を図るとともに、個人情報の保護に配慮しなければならない。
(戸籍データ保護管理者の設置)
第4条 戸籍情報システムの適正な運用及び戸籍データ保護について統括的管理を図るため、戸籍データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、戸籍事務等所管課の長をもってこれに充てる。
(保護管理者の服務)
第5条 保護管理者は、戸籍データの管理の状況及びこれに関する設備の状態について常に把握し、戸籍データが適確に管理されるよう努めなければならない。
2 保護管理者は、戸籍情報システムに関し、火災、盗難その他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。
3 保護管理者は、戸籍情報システムに事故が発生したときは、速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、市長に報告しなければならない。
(戸籍データ取扱責任者)
第6条 保護管理者を補佐するため、戸籍データ取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、戸籍事務を担当する係の長をもってこれに充てる。
(戸籍データ保護)
第7条 保護管理者は、戸籍データの漏えい、滅失、き損等の防止に必要な措置を講じなければならない。
2 戸籍情報システムの処理が可能な端末装置は、来庁者が内容を読み取ることができない位置及び角度に配置しなければならない。
3 戸籍データは、電算処理を行う他の業務と連動して処理してはならず、これを他の業務に利用してはならない。
4 戸籍データは、不要となった時点で速やかに消去、裁断等の復元できない方法によって処分しなければならない。
5 戸籍データは、法令に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。
(磁気ディスク等の管理)
第8条 保護管理者は、磁気ディスク等を次に掲げる措置を講じることにより適正に管理しなければならない。
(1) 磁気ディスク等を施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等の措置を講じることにより安全を確保するとともに、その使用に関して厳重な管理をすること。
(2) 磁気ディスク等に格納した記録内容をラベルで明示すること。
(3) 磁気ディスク等の受払い及び管理に当たっては、名称、作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。
(4) 磁気ディスク等を破棄するときは、記録内容を消去し、焼却、裁断等の復元できない方法によりこれを処分すること。
(5) 外部認証のPCIDSS(クレジットカード会員の情報の保護を図るため、クレジットカード業界において準拠されることを目的として当該業界の主たる法人によって定められた国際的な情報セキュリティの基準をいう。)を取得しているデータセンターで提供されるクラウドサービスを利用することにより、適切な磁気ディスク等の管理と戸籍データの漏えいを防止するとともに、認証取得の継続性を戸籍情報システム事業者に確認すること。
(出力帳票の管理)
第9条 保護管理者は、戸籍情報システムから出力された帳票(以下この条において「出力帳票」という。)を次に掲げるところにより適正に管理しなければならない。
(1) 施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等出力帳票の安全を確保すること。
(2) 保管しておく必要のある出力帳票は、作成期日等必要な事項を台帳に記録すること。
(3) 出力帳票を破棄するときは、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(ドキュメントの管理)
第10条 取扱責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。
2 取扱責任者は、ドキュメントを外部へ持ち出し、複写し、又は廃棄するときは、保護管理者の承認を受けなければならない。
(戸籍サーバへのアクセス管理)
第11条 保護管理者は、戸籍サーバへのアクセスに際し、業務の処理範囲に限定した権限の範囲内で、許可された操作者へID及びパスワードを設定し、これらを付与しなければならない。
2 保護管理者は、遠隔で監視を行っている戸籍情報システム事業者に制限を設け、正当な権限を有する者以外の者からの利用を防止しなければならない。
3 保護管理者は、戸籍情報システム事業者に戸籍サーバの利用に関する履歴を常時記録させ、必要に応じて当該履歴を請求し、利用状況を確認しなければならない。
4 保護管理者は、緊急の必要があるときは、遠隔で監視を行っている戸籍情報システム事業者から即時に連絡を受け、対応を協議する体制を設けなければならない。
(戸籍データへのアクセス管理)
第12条 保護管理者は、戸籍データへのアクセスに際し、業務の処理範囲に限定した権限の範囲で、許可された操作者へID及びパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 保護管理者は、遠隔で監視を行っている戸籍情報システム事業者に制限を設け、正当な権限を有する者以外の者からの利用を防止しなければならない。
3 保護管理者は、戸籍情報システム事業者の戸籍データへのアクセスに関しては、緊急の保守作業に限ってこれを許可し、当該保守作業に必要な権限を設定したID及びパスワードを付与しなければならない。
4 保護管理者は、戸籍情報システム事業者に戸籍データへのアクセスに関する履歴を常時記録させ、必要に応じて当該履歴を請求し、利用状況を確認しなければならない。
5 保護管理者は、緊急時において、遠隔で監視を行っている戸籍情報システム事業者から即時に連絡を受け、対応を協議する体制を設けなくてはならない。
(戸籍情報システムへのアクセス管理)
第13条 保護管理者は、戸籍情報システムを取り扱う職員(以下「取扱職員」という。)及び当該取扱職員の業務の処理範囲を定め、個別に入出力を制御するパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 保護管理者は、戸籍情報システム事業者に戸籍情報システムへのアクセスに関する履歴を常時記録させ、必要に応じて当該履歴を請求し、利用状況を確認しなければならない。
(アクセス制限の漏えい防止の措置)
第14条 戸籍サーバ、戸籍データ及び戸籍情報システムのそれぞれにアクセスするためのID及びパスワード(以下この条において「ID等」という。)を付与された者(以下この条において「ID等付与者」という。)は、当該ID等を外部に漏らすことがないよう適切に管理運用しなければならない。
2 保護管理者は、ID等の設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、これを記録した媒体を厳重に保管しなければならない。
3 保護管理者は、ID等をID等付与者以外の者に漏らしてはならない。
4 ID等付与者は、ID等を他人に漏らし、又は使用させてはならない。
5 戸籍情報システム事業者は、ID等を正当な権限を有する者以外の者に漏らしてはならない。
(取扱状況の把握)
第15条 保護管理者は、戸籍情報システム事業者に対し、必要に応じて次に掲げる事項を請求し、戸籍情報の取扱状況を把握しなければならない。
(1) 戸籍サーバの使用状況
(2) 戸籍データの使用状況
2 保護管理者は、取扱責任者に次に掲げる事項を報告させ、戸籍情報システムの取扱状況等を把握しなければならない。
(1) 戸籍情報システムの使用状況に関すること。
(2) 端末装置の管理の状況に関すること。
(3) 戸籍事務室(戸籍事務等所管課の執務室をいう。)の管理の状況に関すること。
(4) その他戸籍情報システムの運用に関すること。
(端末装置の操作)
第16条 端末装置の操作は、取扱職員以外の者が行ってはならない。
2 取扱職員は、戸籍業務、戸籍附票業務又は戸籍関連業務に必要な場合を除き、端末装置を操作し、又は見出データ若しくは戸籍に関するデータを検索してはならない。
(機器及びソフト等の保管)
第17条 保護管理者は、戸籍データの適正な管理を図るため戸籍情報システムに係る機器及びソフト等を管理しなければならない。
(研修の実施)
第18条 保護管理者は、取扱職員に対し、戸籍データの重要性及び機密保持並びにプライバシー保護に関する意識の高揚及び戸籍情報システムの安全対策の推進を図るための研修を実施しなければならない。
(会議)
第19条 戸籍データの保護の適切な管理を推進するため、戸籍データ保護会議(以下「会議」という。)を置く。
2 会議は、保護管理者、取扱責任者及び取扱職員をもって組織する。
3 会議は、保護管理者が必要に応じて招集し、開催する。
4 会議の庶務は、戸籍事務等所管課において処理する。
(その他)
第20条 この訓令に定めるもののほか、戸籍情報システムに係るデータの保護及び管理に関し必要な事項は、市長が別に定める。
附則
この訓令は、令和7年10月27日から施行する。