○湖南市電子計算組織の運営に関する規程
平成16年10月1日
訓令第11号
(目的)
第1条 この訓令は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)及び湖南市個人情報保護事務取扱要領(令和5年湖南市訓令第13号)に定めるもののほか、湖南市電子計算組織の運営に関する基本的事項を定めることにより、適正な運営を確保するとともに、個人の情報の保護と市民の基本的人権を擁護し、もって住民福祉の向上、電子自治体の推進に資することを目的とする。
(1) 電子計算組織 電子計算機及び端末機等を使用し、定められた一連の処理手順に従って事務を処理する組織をいう。
(2) 電算機処理 電子計算組織に情報を記録し、又は同組織により情報の結合、加工等を行い新しい情報を作成することをいう。
(3) 個人情報 電算機に記録される個人に関する情報をいう。
(4) データ 電算機処理に係る入出力帳票、磁気記録及びドキュメント等に記録された情報をいう。
(5) 入出力帳票 電算機処理に必要な帳票類をいう。
(6) 磁気記録 磁気ディスク及び磁気テープに記録された情報をいう。
(7) ドキュメント システム設計書、操作手引書、プログラム説明書及びコード等電算機処理に必要な仕様書類をいう。
(秘密の保護)
第3条 電算機の利用に当たっては、市民の基本的人権を尊重し個人の秘密の保護を図らなければならない。
(データの保護)
第4条 情報政策に関する事務を所管する課の課長(以下「主管課長」という。)は、電算機処理に当たっては、入力したデータの漏えい、滅失、損傷等を防止するための措置を講じなければならない。
(処理事務の範囲及び要件)
第5条 電子計算組織により処理する事務の範囲は、次のとおりとする。
(1) 市長及び市の機関が所掌する事務
(2) その他市長が必要と認める事務
2 電子計算組織で処理する事務は次の各号のいずれかに該当するものでなければならない。
(1) 住民サービスの向上を図ることができるもの
(2) 経費の節減を図ることができるもの
(3) 事務の効率化を図ることができるもの
(4) その他行政水準の向上を図ることができるもの
(データの管理)
第6条 入出力の帳票及び磁気記録の受払及び保管については、次に定めるところによる。
(1) 入力用の原票は、処理後直ちに原課への返却、所定の場所への格納又は廃棄の処置をしなければならない。
(2) 出力された帳票の引渡しを受けた各課の長は、保管の取扱い並びに他課ヘの貸出しに際してはこれを厳重に行うものとし、閲覧又は複写等の請求があった場合は、法律等の定めがあるもの以外は、すべて市長の許可のあったものについてのみすることができる。
(3) 端末機より直接電算機処理を行った場合の各課の長は、入出力帳票の保管及び廃棄等に当たっては、適切な処置をしなければならない。
(4) 磁気記録は重要度に応じて予備を作成して所定の場所に保管することとし、複写、消去、廃棄及び清掃等を行うときは、その内容が第三者に漏えいすること等がないよう、必要な措置を講じなければならない。
(5) ドキュメントは所定の場所に保管するとともに、これを複写し、又は外部ヘ持出すときは、主管課長の承認を得なければならない。
(電算機の管理及び操作)
第7条 電算室内の電算機の管理及び操作は、主管課長の指定した者が当たるものとし、関係者以外の入退室について、主管課長は、必要な措置を講じなければならない。
2 端末機を設置された課は、その適正な管理及び運用を図るため、当該設置課に端末管理責任者を置き、その端末管理責任者は、当該設置課の長をもって充てる。
3 主管課長は、端末機の操作について必要なユーザID及び権限設定を定め、端末操作ユーザID通知書(様式第4号)を端末管理責任者に通知し、当該設置課の職員に操作させるものとする。
4 端末操作ユーザIDを受けた者は、与えられたユーザIDに対しパスワード設定等によりデータの保護に必要な措置を講ずるものとする。パスワードの管理は厳重に行い、他人に漏らしてはならない。
2 主管課は、電算処理依頼書に従って電算機処理を行い、処理実績を記録しなければならない。
(事故発生時の対策及び保安設備)
第9条 主管課長は、事故発生時の対策を定めるとともに、その内容を職員に徹底するように努めるものとする。
2 事故が発生した場合は、速やかに事故の経緯、被害状況等を調査し、復旧のための措置を講ずるものとする。
3 火災、その他の災害及び盗難に備えて電算室の保安措置の整備を図るものとする。
(業務の委託)
第10条 電算機処理の委託に際しては、契約書に善良なる管理者の注意義務及び秘密保持義務を明記するものとする。
2 電算機処理に関し、要員の派遣を委託する場合は、派遣企業から秘密保持等情報の適正な取扱いに関する誓約書(様式第5号)等を提出させ、秘密保護に万全を期さなければならない。
(その他)
第11条 この訓令に定めるもののほか、必要と認める事項については、別に市長が定める。
付則
この訓令は、平成16年10月1日から施行する。
付則(平成18年訓令第5号)
この訓令は、平成18年4月1日から施行する。
付則(平成19年訓令第2号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
付則(平成19年訓令第4号)
この訓令は、平成19年4月1日から施行する。
付則(平成19年訓令第14号)
この訓令は、平成19年7月1日から施行する。
付則(平成20年訓令第7号)
この訓令は、平成20年4月1日から施行する。
付則(平成28年訓令第2号)
この訓令は、平成28年1月1日から施行する。
附則(令和5年訓令第6号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
附則(令和5年訓令第13号)抄
(施行期日)
1 この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
