(1)　個人情報ファイルとは、保有個人情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるものをいう。

(2)　個人情報ファイル簿は、原則として、個人情報ファイルごとに作成するが、次に掲げる要件を全て満たす場合は、複数の個人情報ファイルを1つの個人情報ファイル簿として作成することができるものとする。この場合、個人情報ファイル簿の作成は、当該個人情報ファイルを利用する事務を所管する課等で作成することとする。

(1)　作成・変更時期　個人情報ファイルを保有するに至ったとき又は記載すべき事項に変更が生じたときは、直ちに個人情報ファイル簿を作成し、又は変更するものとする。

(2)　作成・変更する課等　個人情報ファイルを保有する課等が個人情報ファイル簿を作成し、又は変更することとする。ただし、複数の個人情報ファイルからなる個人情報ファイル簿については、個人情報保護及び特定個人情報保護に関する事務を所管する課等が作成し、又は変更することとする。

(3)　削除　個人情報ファイルの保有をやめたときは、当該個人情報ファイルに係る個人情報ファイル簿を削除することとする。ただし、複数の個人情報ファイルからなる個人情報ファイル簿で、一部の個人情報ファイルの保有をやめた場合は、当該個人情報ファイルについての記載を個人情報ファイル簿から削除するものとする。

(1)　事務所への備付け　市が保有する情報の公開等の用に供する場所に1冊の個人情報ファイル簿を備えて置き、一般の閲覧に供する。

(2)　インターネットによる公表　市ホームページへの掲載等、情報通信技術を利用する適当な方法で公表する。

(1)　個人情報の取扱いに関する相談及び案内に関すること。

(2)　保有個人情報開示請求書等の受付に関すること。

(3)　保有個人情報開示請求書等の受付に関して、当該保有個人情報に係る事務を所掌する主管課等との連絡調整に関すること。

(4)　保有個人情報の閲覧及び写しの交付を行う場所の提供に関すること。

(5)　保有個人情報の写しの作成及び送付に要する費用の徴収に関すること。

(6)　保有個人情報の開示等に係る審査請求書の受付に関すること。

(7)　保有個人情報の開示等に係る審査請求に関する主管課等との連絡調整に関すること。

(8)　個人情報ファイル簿の管理及び閲覧に関すること。

(9)　個人情報保護制度の運用状況の公表に関すること。

(10)　湖南市情報公開・個人情報保護審議会の庶務に関すること。

(11)　個人情報保護制度の調査及び研究に関すること。

(12)　その他個人情報の保護の推進に関すること。

(1)　個人情報ファイル簿の作成等(変更・廃止に係るものを含む。)に関すること。

(2)　保有個人情報の開示等の請求についての相談及び案内に関すること。

(3)　保有個人情報開示請求書の受理に関すること。

(4)　開示等の請求に係る保有個人情報の検索及び特定に関すること。

(5)　開示等の請求に対する諾否の決定及び決定通知に関すること。

(6)　開示等の請求に対する諾否の決定期間の延長を行う場合の、その決定及び通知に関すること。

(7)　保有個人情報の訂正、削除、目的外利用及び提供の中止の実施に関すること。

(8)　開示の決定をした保有個人情報の閲覧及びその内容説明に関すること。

(9)　保有個人情報の写しの作成に関すること。

(10)　個人情報の苦情処理に関すること。

(11)　保有個人情報の開示等に係る審査請求書の受理に関すること。

(12)　審査請求に対する裁決及びその通知に関すること。

(13)　所管する保有個人情報に係る訴訟に関すること。

(14)　その他個人情報の保護の推進に関すること。

(1)　個人情報の取扱責任者及び取扱者に関する事項

(2)　秘密保持及び事故防止に関する事項

(3)　委託目的以外の使用禁止に関する事項

(4)　第三者への閲覧又は提供の禁止に関する事項

(5)　複写及び複製の禁止又は制限に関する事項

(6)　外部持出しの禁止に関する事項

(7)　返還又は廃棄の義務に関する事項

(8)　再委託の禁止又は制限に関する事項

(9)　立入調査に応じる義務に関する事項

(10)　報告の義務に関する事項

(11)　契約解除に関する事項

(12)　損害賠償に関する事項

(13)　前各号に定めるもののほか、個人情報の保護について必要な事項

(1)　来訪者の意図を十分に理解し、求めている保有個人情報をできる限り具体的に把握するように努めること。

(2)　開示の請求の申出があった場合は、法による保有個人情報の開示の請求に当たるものであるかどうかを確認すること。なお、開示請求に係る保有個人情報について、他の法令の規定による開示の制度があり、その開示の方法が法による開示の方法と同一である場合には、当該同一の方法による開示の実施は、他の法令の規定により行うことになることに注意すること。

(3)　訂正又は利用停止の請求(以下「訂正等の請求」という。)をするためには、当該保有個人情報について、事前に開示を受けていることが必要となるので、開示の有無の確認を行うこと。

(4)　法による保有個人情報の開示の請求に当たらない場合においては、法令又は他の条例その他の制度の活用により閲覧等をすることができるかどうかを判断し、必要な窓口を案内する等適切な対応に努めること。なお、法による保有個人情報の開示等の請求に当たる場合であっても、法による請求を待つまでもなく、請求の趣旨が達成されるように閲覧、訂正等の対応ができるものについては、積極的に検討すること。

(5)　開示等の請求は、未成年者であっても、単独で請求をすることができるものである。ただし、年齢からみて、開示等求める保有個人情報の意義、内容等について十分な理解を得難いと認められる場合は、法定代理人により開示等の請求をするよう求めるものとする。

(1)　「氏名」欄については、次に掲げる事項の記載等を確認すること。

(2)　「住所又は住所」欄については、次に掲げる事項の記載等を確認すること。

(3)　「電話」欄には、開示請求者の自宅、携帯電話、勤務先等の連絡先の電話番号が記載されていること。

(4)　「開示を請求する保有個人情報」欄には、開示を受けようとする保有個人情報を検索し、特定できる程度に具体的に記載してあること。

(5)　「求める開示の実施方法等」欄には、実施の方法、実施の希望日等が記載されていること。

(6)　「本人確認等」欄には、「開示請求者」「請求者本人確認書類」が正確に記載してあること。代理人による請求の場合には、「本人の状況等」「請求資格確認書類」が正確に記載してあること。

(1)　窓口で受付をする場合は、次に掲げる事項に留意する。

(2)　郵送等により開示請求書が提出された場合の取扱い　郵送等による送付により開示請求書が提出された場合も、窓口における開示請求書の受付の場合と同様に取り扱うものとする。なお、この場合、次に掲げる事項に留意するものとする。

(1)　開示請求者に対し、相当の期間を定めて補正を求めること。

(2)　補正を求める場合には、補正の参考となる情報をできるだけ提供すること。

(3)　相当の期間を経過しても開示請求者が補正に応じないときは、不開示決定を行うこと。

(1)　保有個人情報の開示の請求に対する諾否の決定は、請求書の受理の日から起算し15日以内に行い、書面で通知すること。なお、この期間には通知の郵送等に要する期間は含まないこと。

(2)　やむを得ない理由により、15日以内に諾否の決定ができない場合は、決定期間を30日以内に限り延長し、又は決定に特に長期間を要する場合は相当期間内に決定をし、これらにおいては、書面で通知すること。

(3)　保有個人情報の開示を実施する場合の日時及び場所は、別途連絡の上、保有個人情報開示決定通知書(施行細則様式第3号)に記載するものであり、開示を受ける際には、同通知書を持参の上、指定された日時及び場所に出向く必要のあること。

(4)　開示請求にあって写し等を希望する場合は写し等の作成に要する費用を、写し等の郵送を希望する場合は郵送に要する費用も合わせて、開示請求者が負担する必要があること。

(1)　請求書の送付を受けた主管課等は、当該請求書が形式的要件を具備していることを必ず確認し、具備していないと認めたときは、総務課と協議の上、開示請求者に対して、速やかに請求内容が要件に適合しない旨を連絡し、請求書の取下げを要請すること。なお、取下げがない場合は、請求の拒否を行うものとし、保有個人情報の開示をしない旨の決定通知書(施行細則様式第4号)を開示請求者に配達証明郵便又は簡易書留(以下「配達証明等」という。)で送付するとともに、その写しを総務課に送付するものとする。

(2)　前号に規定する請求書の内容が形式的要件を具備していない場合とは、次に掲げる場合をいう。

(1)　主管課等は、請求の諾否について、開示請求者以外の個人、事業者、又は国等(以下「第三者等」という。)への意見聴取を行った場合は、当該第三者等の意見等を参考に総合的に検討するものとする。

(2)　開示請求に対する諾否の決定は、請求書の提出のあった日から起算して15日以内に決定すること。なお、15日目が湖南市の休日を定める条例(平成16年湖南市条例第2号)第1条第1項に規定する休日のときは、その翌開庁日をもって満了日とする。

(3)　法第83条第2項又は法第84条の規定により決定期間を延長等する場合は、次に掲げるところにより行うものとする。なお、法第84条の規定による特例延長は、決定に特に長期間を要すると認められるときのみに行うものとする。

(1)　総務課との協議　請求に対する諾否の決定に当たっては、総務課と事前協議を行うこと。

(2)　関係課等との調整　対象となる公文書が、他の課等又は他の機関に関連するものである場合は、当該関係課等又は機関と連絡を取り、調整すること。

(1)　決裁権者　請求に対する諾否の決定の決裁権者は、原則として主管課等の長とする。ただし、湖南市事務決裁規程(平成16年湖南市訓令第5号)に基づき、異例に属し、また疑義があると認められる事項については、上位職位の者の指揮を受けて処理するものとする。

(2)　起案及び添付書類　請求に対する諾否の決定は、事務処理規程に定める回議書を用いて行うものとし、次に掲げるものを添付する。

(3)　合議　主管課等は、決定に係る回議書を総務課及び関係する課等に合議するものとする。

(4)　決裁文書の保存期間　決裁文書(添付文書を含む。)の保存期間は、5年とする。

(5)　開示決定等通知書の作成　主管課等は、総務課長が別に定める「開示決定等通知書の記載要領」に基づき、開示決定等通知書を作成するものとする。

(6)　開示決定等通知書の送付　主管課等は、請求に対する諾否の決定後、開示決定等通知書を作成し、開示請求者に配達証明等で通知すること。また、この開示決定等通知書の写しを総務課にも送付すること。

(1)　開示の日時及び場所　保有個人情報の開示は、保有個人情報開示決定通知書によりあらかじめ指定した日時及び場所、又は保有個人情報の開示の実施方法等申出書(施行細則様式第13号)において申出のあった日時及び場所において実施する。

(2)　日時の変更　開示請求者が、やむを得ない事情により、指定の日時に来庁できなかった場合は、主管課等の職員は、開示請求者と相談の上、別の日時に開示を実施することができるものとする。この場合、新たな保有個人情報開示決定通知書の交付は要しないものとするが、当初の起案文書に変更した日時を付記しておくものとする。

(3)　開示請求者本人の確認　開示を実施する際の本人又はその法定代理人等であることの確認は、保有個人情報開示決定通知書の提示を求めるとともに、請求の受付時と同様の方法により行うものとする。

(4)　開示の実施　保有個人情報を閲覧又は写しの交付により開示する場合は、主管課等は、開示を受ける者に当該保有個人情報の内容について説明するものとする。なお、開示の際には、原則として総務課の職員が立ち会うものとする。

(5)　郵送による開示　保有個人情報を郵送にて開示する場合は、写し等の作成及び送付に要する費用について、納入通知書又は現金若しくは郵便為替の送付を求める文書を同封して保有個人情報開示決定通知書を郵送し、当該納入通知書による納入又は現金若しくは郵便為替の送付があった後、保有個人情報が記載された公文書の写し等を当該住所に郵送するものとする。ただし、公文書の写し等の送付にあっては、慎重な取扱いが必要となるので、書留郵便を利用すること。

(6)　開示の中止又は禁止　主管課等は、開示を受ける者が、公文書を改ざんし、汚損し、若しくは破損し、又はこれらのおそれがあると認めるときは、開示を中止し、又は禁止するものとする。

(1)　公文書に記録されている保有個人情報　不開示部分と開示部分とが別のページに記載されている場合取り外しのできるものは取り外し、取り外しのできないものについては、次のいずれかの方法によるものとする。

(2)　不開示部分と開示部分とが同一ページに記載されている場合　次のいずれかの方法により写しを作成するものとする。

(3)　磁気テープ等に記録されている保有個人情報　保有個人情報が記録された当該磁気テープ等から印字装置を用いて出力したものについて、公文書に記録されている保有個人情報の例により開示する。

(1)　交付部数及び場所　保有個人情報の写しの交付部数は、請求1件につき1部とし、主管課等が作成するものとする。また、その交付は、原則として主管課等の職員の立会いのもと、総合窓口において行うこととする。

(2)　写しの作成　保有個人情報の写しの作成に当たっては、庁内に設置している複写機により写しを作成するものとする。なお、写しの用紙の大きさは、日本産業規格A列3判、A列4判、B列5判及びB列4判とする。ただし、原本の大きさがA3判を超えるとき等、庁内で複写できないときは、開示請求者の求めに応じ、複写を業者に委託する等の方法をとる。なお、写しの作成に当たっては、保有個人情報の取扱いに充分注意するとともに複写を業者に委託する場合は保有個人情報の適正な保護措置を受託者に求めること。

(3)　写しの作成費用の徴収　写しの作成費用については、庁内設置の複写機による場合は別に定める額とし、複写を業者に委託した場合は当該写しの作成に要した額とする。なお、費用の支払は、現金によるものとし、写しの交付時に徴収するものとする。

(1)　法の規定による開示決定に基づき開示を受けた保有個人情報又は法の規定による開示決定に係る保有個人情報であって他の法令の規定により開示を受けたものの訂正請求であるかどうか。

(2)　保有個人情報の開示を受けた日から90日以内の訂正請求であるかどうか。

(3)　保有個人情報の訂正に関して他の法令の規定に基づく特別の手続がないかどうか。

(4)　訂正請求の宛先が正しいかどうか。

(5)　訂正請求を求める保有個人情報の特定が十分であるかどうか。

(6)　訂正請求の趣旨及び理由が明確であるかどうか。

(7)　その他訂正請求書の記載に不備がないかどうか。

(1)　開示の確認　総合窓口及び主管課等の職員は、訂正請求をしようとする者が、開示決定通知書等(保有個人情報不開示決定通知書を除く。)を持参した場合は当該開示決定通知書等により、開示決定通知書等を持参していない場合は開示を受けた時期や内容を聴取し、法第82条第1項の規定により開示を受けた保有個人情報であること又は開示決定に係る保有個人情報であって法第88条第1項の他の法令等の規定により、開示を受けたものであることを確認するものとする。

(2)　訂正請求に係る保有個人情報の特定　総合窓口及び主管課等は、請求のあった保有個人情報の特定は、原則として主管課職員の立会いを求めることにより、開示請求に係る保有個人情報の存否の確認及び当該保有個人情報が記録されている公文書等の特定を行うものとする。

(3)　訂正請求は、法第82条第1項の規定により開示を受けた保有個人情報又は開示決定に係る保有個人情報であって法第88条第1項の他の法令等の規定により開示を受けたものにつき1枚の訂正請求書により行うものとする。

(4)　訂正請求書を受け付けた場合は、その写しを訂正請求者に交付するとともに、訂正請求者に対して次の事項を説明するものとする。(郵送等による訂正請求の場合には、電話等により訂正請求者の意思を確認する際に説明し、その後訂正請求書の写しを当該訂正請求者に郵送するものとする。)

(5)　前各号に定めるもののほか、郵送等により訂正請求書が提出された場合の取扱い、受付後の訂正請求書の取扱い、訂正請求書の補正に係る取扱い等に係る留意事項については、開示請求の場合に準ずるものとする。

(1)　「氏名」欄、「住所又は居所」及び「電話」欄の記載は、開示請求書の場合に準ずるものであること。

(2)　「訂正請求に係る保有個人情報の開示を受けた日」欄には、開示決定等により開示を受けた日が記載されていること。

(3)　「開示決定に基づき開示を受けた保有個人情報」欄には、訂正を求める保有個人情報の開示決定通知書の文書番号、日付及び開示を受けた保有個人情報の名称等が記載されていること。

(4)　「訂正請求の趣旨及び理由」欄には、訂正請求の趣旨について、「○○を△△に訂正せよ。」、「○○を削除せよ。」等のように、開示を受けた保有個人情報のうち、どの部分について、どのような内容の訂正(追加又は削除を含む。)を求めるかが明確に記載されていること。訂正請求の理由の記載については、当該訂正請求を受けた実施機関が事実確認のために調査等を行う際に重要な判断材料となりうると考えられることから、明確かつ具体的に記載されていること。

(5)　その他「訂正請求者」欄等の記載は、開示請求書の場合に準ずるものであること。

(1)　訂正請求に対する諾否の決定は、請求書の提出のあった日から起算して30日以内に決定すること。なお、30日目が湖南市の休日を定める条例第1条第1項に規定する休日のときは、その翌開庁日をもって満了日とする。

(2)　法第94条第2項又は法第95条の規定により決定期間を延長等する場合は、開示請求の場合に準じて行うものとする。なお、法第95条の規定による特例延長は、決定に特に長期間を要すると認められるときのみに行うものとする。

(1)　起案及び添付書類　請求に対する諾否の決定は、事務処理規程に定める回議書を用いて行うものとし、次に掲げるものを添付する。

(2)　訂正決定等通知書の作成　主管課等は、総務課長が別に定める「訂正決定等通知書の記載要領」に基づき、保有個人情報訂正決定通知書又は保有個人情報の訂正をしない旨の決定通知書を作成するものとする。

(3)　前2号に定めるもののほか、訂正請求に対する決定処分に係る事務処理の留意事項については、開示請求の場合に準ずる。

(1)　誤っていた保有個人情報の上に2本線を引き、余白部分に朱書き等で新たに記載する。この場合、余白に訂正請求による訂正をした旨を記載する等、訂正の経過が分かるようにしておくこと。

(2)　保有個人情報を訂正することに困難な事情がある場合は、当該保有個人情報が誤っていた旨及び事実に合致する内容を記載した資料を添付する方法

(3)　誤っていた保有個人情報を削除し、新たに記録する方法

(1)　保有個人情報が、利用目的の達成に必要な範囲を超えて保有されているとき、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがある方法により利用されているとき、偽りその他不正の手段により取得されているとき、所定の事由に該当しないにもかかわらず利用目的以外の目的で利用又は提供されているとき又は所定の事由に該当しないにもかかわらず本人の同意なく外国にある第三者に対して提供されているときのいずれかに該当することを理由とする利用停止請求であるかどうか。

(2)　その他訂正請求の場合に準ずる確認事項

(1)　起案及び添付書類　請求に対する諾否の決定は、事務処理規程に定める回議書を用いて行うものとし、次に掲げるものを添付する。

(2)　利用停止決定等通知書の作成　主管課等は、総務課長が別に定める「利用停止決定等通知書の記載要領」に基づき、保有個人情報利用停止決定通知書又は保有個人情報の利用停止をしない旨の決定通知書を作成するものとする。

(3)　前2号に定めるもののほか、利用停止請求に対する決定処分に係る事務処理の留意事項については、開示請求の場合に準ずる。

(1)　個人情報の利用の停止又は提供の停止を行う場合は、次に掲げるところによる。

(2)　個人情報の消去を行う場合は、次に掲げるところによる。

(1)　審査請求の方法　原処分又は不作為に対する審査請求は、行政不服審査法第19条の規定により、書面によることとし、口頭による審査請求は認められない。したがって、原処分又は不作為に関し、口頭で審査請求があったときは、書面による手続を行うよう指導するものとする。

(2)　審査請求書の提出　審査請求は、保有個人情報開示等審査請求書(様式第4号)により行うものとする。ただし、保有個人情報開示等審査請求書以外の用紙であっても所定の事項が記載されている場合は、その書類の提出を認めるものとする。また、審査請求書の宛先は、開示等の請求に対し原処分を行い、又は不作為があった実施機関となることに留意する。

(3)　審査請求の受付等　審査請求書は、総合窓口で受け付けるものとし、総合窓口は、受け付けた審査請求書について、保有個人情報開示等審査請求処理票(様式第5号)に必要な事項を記入するとともに、当該審査請求書の写しを保管した上で、直ちに当該審査請求に係る原処分を行い、又は不作為があった主管課等に送付するものとする。

(4)　審査請求書の審査等　主管課等は、総務課と協議の上、審査請求書の審査等について次により取り扱うものとする。

(5)　前号による審査の結果、主管課等の長は、総務課と協議し、審査請求が次のいずれかに該当する場合は、却下の裁決を行い、保有個人情報開示等審査請求却下通知書(様式第6号)を配達証明等により審査請求人へ送付するものとする。なお、その場合は、その写しを総務課に送付すること。

(1)　主管課等は、審査請求の全部を認容するとき又は審査請求を却下するときを除き、総務課を経由して、湖南市情報公開・個人情報保護審議会設置条例(令和4年湖南市条例第28号)(以下「設置条例」という。)に規定する湖南市情報公開・個人情報保護審議会(以下「審議会」という。)へ諮問しなければならない。

(2)　審査及び再検討の結果、原処分を取り消して審査請求の全部又は一部を認容する場合は、保有個人情報開示等審査請求認容通知書(様式第7号)とあわせて原処分の種類に応じ、開示決定等処分に係る決定通知書を審査請求人に配達証明等により送付するものとする。なお、審査請求の全部を認容する場合は、審議会には諮問することを要しないものである。ただし、原処分に当たって、第三者等に意見聴取を行っている場合は、当該第三者等の権利利益を保護するため、必要に応じ、審議会への諮問を行うものとする。

(3)　認容する場合の開示決定等処分に係る決定通知書は、決定通知書の通知文中「…通知します。」の後に「(保有個人情報開示等審査請求認容による再決定)」と記載するほか、原処分の決定通知書に準じて作成するものとする。

(4)　第2号の規定により認容通知書及び決定通知書を審査請求人に送付した時は、その写しを総務課に送付すること。

(1)　諮問書の作成　主管課等の長は、総務課と必要な協議又は調整を行い、当該審査請求の全部を認容する場合又は当該審査請求が明らかに不適法である場合を除き、原処分の種類に応じて、速やかに諮問書(施行細則様式第34号、第35号又は第36号)を作成し、次に掲げる書類を添付して審議会に諮問するものとする。

(2)　審議会に関する事務　審議会における資料の作成及び提出、必要な準備は各主管課等が行う。ただし、審議会の開催に係る事務は総務課が行うことから、主管課等の長は、諮問に係る書類を総務課に送付するものとする。

(1)　審査請求を認容して請求の全部又は一部を認める場合　主管課等の長は、保有個人情報開示等審査請求認容通知書と併せて、原処分の種類に応じ、開示決定等処分に係る決定通知書を審査請求人に配達証明等により送付するとともに、その写しを総務課に送付するものとする。

(2)　審査請求を理由がないとして棄却する場合　主管課等の長は、審査請求を理由がないとして棄却する場合は、保有個人情報開示等審査請求棄却通知書(様式第8号)を審査請求人に配達証明等によって送付するとともに、その写しを総務課に送付するものとする。

(1)　死者の保有個人情報を開示請求しようとする者に戸籍謄本その他法定代理人等の資格を証明する書類の提示を求め、申出者が当該死者の遺族等であることを確認すること。

(2)　開示請求をしようとする死者の保有個人情報の内容が、申出者の自己の権利利益又は義務に係るものであることを証明する書類を提出させること。

(1)　公表は、毎年7月1日までに行う。

(2)　公表内容は、次に掲げるとおりとする。

(3)　公表の方法　市広報誌への掲載その他適当な方法により行うものとする。

(1)　開示請求等に係る保有個人情報の特定に関すること。

(2)　開示・不開示の決定等の判断及び調整に関すること。

(3)　総合窓口及び他の関係課等との連絡調整に関すること。

(4)　その他個人情報を取り扱う事務の指導等に関すること。