湖南市情報公開条例(平成16年湖南市条例第10号。以下「条例」という。)に定める公文書の公開等に関する事務の取扱いについては、湖南市情報公開条例施行規則(平成16年湖南市規則第10号。以下「規則」という。)及び湖南市事務処理規程(平成16年湖南市訓令第6号)その他別に定めるもののほか、この訓令の定めるところにより行うものとする。

第2章　情報公開の取扱事務

1　総合窓口の取扱事務

情報公開の総合窓口(以下「総合窓口」という。)を総務課に置き、次の事務を行うものとする。

(1)　公文書の公開に関する事務

①　公文書の公開についての相談及び案内に関すること。

②　公文書の公開の請求書の受付に関すること。

③　各実施機関及び公文書を作成又は取得した課等(以下「主管課等」という。)との連絡調整に関すること。

④　公文書の目録の整理及び閲覧に関すること。

⑤　公文書の閲覧及び写しの交付を行う場所の提供に関すること。

⑥　公文書の写しの作成及び送付に要する費用の徴収に関すること。

(2)　情報提供に関する事務

①　行政資料の収集、整理及び保管に関すること。

②　総合窓口が保管する行政資料の閲覧及び提供に関すること。

③　情報提供についての相談及び案内に関すること。

④　資料の写しの作成及び送付に要する費用の徴収に関すること。

(3)　審査請求に関する事務

①　審査請求書の受付に関すること。

②　主管課等及び関係機関との連絡又は調整に関すること。

(4)　湖南市情報公開・個人情報保護審議会(以下「審議会」という。)の庶務に関すること。

(5)　その他

①　公文書の公開の運用状況の取りまとめ及び公表に関すること。

②　情報公開制度の調査及び研究に関すること。

③　その他条例の推進に関すること。

2　主管課等の取扱事務

主管課等は、次の事務を行うものとする。

(1)　公文書の公開に関する事務

①　公文書の公開請求書の受理に関すること。

②　公開請求に係る公文書の検索及び特定に関すること。

③　請求に係る公文書に、第三者に関する情報が記録されている場合における当該第三者の意見聴取及び決定結果の通知に関すること。

④　請求に係る公文書の公開、非公開等の決定及びその通知に関すること。

⑤　公開又は非公開の決定期間の延長を行う場合の、その決定及び通知に関すること。

⑥　公開を決定した公文書の公開の実施に関すること。

⑦　公文書の写しの作成に関すること。

(2)　情報提供に関する事務

①　主管課等が保管する行政資料の閲覧及び提供に関すること。

②　資料の写しの作成及び送付に要する費用の徴収に関すること。

(3)　審査請求に関する事務

①　審査請求書の受理に関すること。

②　審査請求事案の審議会への諮問に関すること。

③　審査請求に対する裁決及びその通知に関すること。

④　訴訟に関すること。

3　請求の相談及び案内

(1)　総合窓口は、公文書の公開を求めるもの(以下「請求者」という。)から公開に関する相談があったときは、必要に応じ主管課等の職員の立会いにより、次の事項に留意して制度の内容、請求の方法等について適切に説明及び案内をするものとする。

①　公文書の公開の請求

公文書の公開請求があった場合は、第3章の「公文書の公開に係る事務」に基づき処理するものとする。

②　他の制度による閲覧等

他の法令等の規定により閲覧、縦覧又は写しの交付を求めることができる場合は、当該法令等の定めるところによることとなる(条例第18条)ので、「第9章　他の法令との調整」に基づき処理するものとし、その旨を説明し、担当する主管課等を案内するものとする。

③　情報提供

市の行政資料や刊行物等による情報提供で対応できる場合は、これらにより情報提供を行うものとする。ただし、公文書の公開を求める権利の行使を妨げることのないよう留意しなければならない。

(2)　主管課等へ直接、情報公開に関する問い合わせ、相談等があったときは、主管課等において、他の制度による閲覧等や情報提供で対応できる場合を除き、総合窓口を案内すること。

この場合、主管課等は公開請求等であれば当該公文書の有無について確認しておくこと。

第3章　公文書の公開に係る事務

公文書の公開請求があった場合は、総合窓口において次により事務を処理するものとする。

1　公開請求の受付

(1)　対象公文書の把握

公開請求の受付に当たっては、請求者が求めている内容が記録されている公文書(以下「対象公文書」という。)の特定に必要な事項を、公文書の目録による検索及び主管課等の職員の立会いにより十分把握するものとする。

なお、対象公文書が複数の関係課等に所在する場合の主管課等は、当該公文書の事務事業を主管する部署又は当該公文書を最初に発信した部署とする。

(2)　公開の請求方法

①　公文書の公開請求は、請求者が公文書公開請求書(規則様式第1号。以下「請求書」という。)に必要事項を記載し、総合窓口に提出することにより行うものとし、口頭、電話等による公開請求は、受け付けないものとする。

ただし、自ら文字を書くことが困難な請求者については、担当者が受付において口述筆記し、請求者に内容の確認を得ることによって請求できるものとする。この場合、口述筆記である旨を「備考」欄に記入すること。

②　郵便又は民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第6項に規定する一般信書便事業者若しくは同条第9項に規定する特定信書便事業者による同条第2項に規定する信書便による発送(以下「郵送等」という。)又はファックスによる請求の取扱いについては、請求書の記載事項が満たされており、かつ、電話等により請求者であることの確認及び公文書の特定ができる場合には、郵送等又はファックスによる請求書の提出を認めるものとする。

③　規則第2条第2項に規定する電子情報処理組織を使用して行う公開請求(以下「電子メールによる請求」という。)は、公開請求者の使用する電子計算機から、次に掲げる事項を記録した規則第2条第1項に規定する公文書公開請求書を電子メールで添付ファイルとして送信し、実施機関の指定する公文書の公開手続きを行うための電子計算機に備えられたファイルに記録することにより行うものとする。

ア　条例第6条第1項に掲げる事項

イ　公開請求をする者の電子メールアドレス及び電話番号

ウ　請求年月日及び希望する公開の方法

エ　請求の目的(任意記載)

④　公開請求は、原則として、対象公文書1件につき1枚の請求書により行うものとする。ただし、同一人から同一の実施機関に係る同一内容の複数の対象公文書の公開請求があった場合は、「請求する公文書の名称又は内容」欄に記載できる範囲内で、1枚の請求書による複数の請求を認めるものとする。

(3)　請求者の認定

①　本人確認

請求者が本人であるかどうかは、請求書の記載内容を審査して行うものとし、証明書等の提示は求めないものとする。

②　未成年者からの請求

未成年者からの請求は、原則として、制度の趣旨や公開を求める公文書の内容等について理解でき、かつ、写しの交付に要する費用を負担できると考えられる義務教育修了者について、単独で請求できるものとして取り扱うものとする。

(4)　請求書の記載事項の確認

請求書の提出があった場合は、次の事項について確認するものとする。ただし、第2号③の規定により行われた公文書の公開請求があった場合は、第2号③に規定するファイルからプリントアウトしたものを請求書として、次の事項について確認するものとする。

①　「住所」欄

個人の場合は、住所、法人その他の団体の場合は、主たる事務所又は事業所の所在地が記載されていること。

②　「氏名」欄

個人の場合は、氏名、法人その他の団体の場合は、名称及び代表者の氏名が記載されていること。

③　「連絡先」欄

請求者に迅速かつ確実に連絡するため、自宅・勤務先等の電話番号が記載されていること。

また、法人その他の団体の場合は、担当者の氏名・所属・内線番号等が記載されていること。

④　「請求する公文書の名称又は内容」欄

請求しようとする公文書の名称又は知りたい事項の内容等が、対象公文書を特定できる程度に具体的に記載されていること。

⑤　「公開の方法」欄

該当する区分の番号が○印で囲まれていること。

⑥　「請求の目的」欄

この欄は、任意的記載事項であるが、請求者に対し、公文書を特定するための補足的資料、部分公開における請求の趣旨を損なわないかどうかの判断材料、制度の運用状況等の統計資料として利用するためのものであることを説明し、できる限り記載を求めること。

なお、この欄は、任意的記載事項であるので、空欄であっても、請求の要件に何ら欠けるものではないことに留意すること。

(5)　請求書の補正

①　直接の請求

請求者の記載事項に記入漏れ、誤り、不明確な点があれば、請求者にその箇所を補筆又は訂正(以下「補正」という。)するよう求めるものとする。

ただし、軽微な補正については、請求者の了解を得て、職員が補正できるものとする。

②　郵送等又はファックスによる請求

郵送等又はファックスによる請求書の補正は、請求者に電話等で確認の上、補正箇所を指示して返送するものとする。

ただし、軽微な補正については、請求者の了解を得て、職員が補正できるものとする。

③　電子メールによる請求

電子メールによる請求書の補正は、請求者に電子メール又は電話等で確認の上、補正箇所を指示して再送信するよう求め、先に到達している請求書については、請求者の了解を得て、職員が破棄するものとする。

ただし、軽微な補正については、請求者の了解を得て、職員が補正できるものとする。

(6)　請求書の受付

①　直接の請求

(4)により請求書の記載事項を確認した上で、請求書を受け付け、公文書公開整理簿(様式第1号。以下「公開整理簿」という。)に記載するとともに請求書に整理番号を記入した後、請求書の写しを交付するものとする。ただし、(5)の請求書の補正を求めたにもかかわらず、請求者がその補正に応じない場合は、その請求を拒否するものとし、当該請求書は返戻するものとする。請求者が、なお請求しようとする場合は、③に基づき処理する。

②　郵送等又はファックスによる請求

郵送等又はファックスによる請求の場合も、①に準じて取り扱うものとするが、請求書の写しについては、「3　公開・非公開の決定　(14)　決定通知書の送付」に規定する決定通知書を送付する際に同封するものとする。

③　電子メールによる請求

電子メールによる請求の場合も、①に準じて取り扱うものとするが、第2号③に規定するファイルからプリントアウトしたものを請求書とし、その写しについては、「3公開・非公開の決定(14)決定通知書の送付」に規定する決定通知書を送付する際に同封するものとする。

④　形式的要件の不備

請求書を受け付ける段階で、対象公文書が不存在など当該請求書が形式的要件を具備していないことが判明した場合は、あらかじめ次の「2　形式的要件審査」に基づき処理するものとする。

ただし、請求者がなお請求しようとする場合は、請求は拒めないものであり、この場合は、請求を却下する旨の通知をすることを説明した上で、請求を受け付けるものとする。

また、情報提供として処理できる場合は、できる限りそのように対応し、請求者の利便を図るように努めるものとする。

⑤　公文書の特定ができない場合の取り扱い

請求時において、公文書の特定ができない場合は、請求書を預かり、後日、当該公文書が特定でき、その存在が確認できた時点で請求があったものとする。

(7)　請求者に対する説明

請求書を受け付けた場合は、請求者に対し、次の事項を説明するものとする。ただし、電子メールによる請求については、市ホームページに次の事項に係る説明を掲載することにより、説明があったものとみなす。

①　公開・非公開及び存否不応答の決定について

対象公文書の公開・非公開及び存否不応答の決定は、請求のあった日から起算して15日以内に行い、書面で通知すること。なお、この15日の期間には、通知の郵送等に要する日数は含まないこと。

②　期間の延長について

第三者の意見聴取など正当な理由により15日以内に決定できない場合は、決定期間が延長されることとなり、この場合は、書面で通知すること。

③　公開の実施について

公開の日時、場所等は、別途連絡の上、①の書面で通知すること。

また、公開を受ける際には、①の書面を持参の上、指示された日時及び場所へ出向く必要があること。ただし、公開の方法について、写しの郵送等を希望した場合は、配達証明郵便による①の書面の受け取りを確認し、写しの作成に要した費用及び郵送等費用の支払いを受けた後に、当該公文書の写しを郵送等すること。

④　写しの交付について

写しの交付を希望する場合であっても、著作権法等により複製が禁じられている文書については、写しの交付ができないこと。

⑤　費用の負担について

閲覧等の手数料は、無料であるが、写しの交付を請求した場合については、写しの作成に要する費用、また郵送等を希望する場合は、郵送等費用(配達証明等にて郵送等すること)も請求者の負担となること。

費用の支払いについては、現金によるものとし、写しの交付時に納めること。

郵送等を希望する場合にあっては、現金又は定額小為替証書を事前に送付する必要があること。

⑥　請求の却下について

対象公文書が不存在であることなど形式的要件の不備が判明したときは、公開・非公開の決定ができないので、請求を取り下げてもらうことになること。取り下げない場合は、請求が却下されることとなり、この場合は、書面で通知すること。

なお、通知は配達証明郵便又は簡易書留郵便(以下「配達証明等」という。)で行うものとする。

⑦　請求時において公文書の特定ができない場合

請求時において公文書の特定ができない場合は、後日、当該公文書が特定でき、その存在が確認できた時点で請求書の提出があったものとする旨を説明し、請求書を預かるものとする。この場合、速やかに当該公文書を検索し、その存否を確認し、請求者に連絡すること。

(8)　受付後の請求書の取り扱い

総合窓口で請求書を受け付けた後は、公開整理簿(様式第1号)及び公文書公開請求等処理簿(様式第2号)に必要な記載を行うとともに、当該請求書の写しを保管した上で、直ちに当該請求書を主管課等に送付するものとする。

2　形式的要件審査

(1)　形式的要件審査

請求書の送付を受けた主管課等は、当該請求書が形式的要件を具備していること、とりわけ公開請求に係る対象公文書が存在していることを必ず確認するものとする。

この形式的要件を具備していない場合とは、次のような場合が考えられる。

①　請求のあった公文書が条例第2条第2項の「公文書」に該当しない場合

②　請求のあった公文書が存在しない場合

③　請求のあった公文書が条例付則第2項(適用区分)に該当しない場合

④　請求のあった公文書が条例第18条(他の制度との調整)に該当する場合

⑤　請求のあった公文書が条例第23条(適用除外)に該当する場合

⑥　請求のあった公文書の特定ができない場合

(2)　却下通知等

総合窓口等は、当該請求書が形式的要件に欠ける場合は、総合窓口と協議し、補正を命ずるときを除き、次により処理するものとする。

①　請求者に対し、請求に応じることができない旨を連絡し、速やかに請求を取り下げるよう要請すること。

②　請求が取り下げられない場合は、却下処分を行い、請求者に公文書公開請求却下通知書(規則様式第7号)を配達証明等で送付するとともに、その写しを総合窓口に送付すること。

この場合、却下通知書の「請求する公文書の名称又は内容」欄には請求書のとおり記入し、「却下する理由」欄にはその理由を具体的に記載するものとする。

③　他の方法により請求の趣旨に沿った情報の提供等ができるものは、その旨を説明し、適切に処理すること。

3　公開・非公開及び存否不応答の決定

主管課等は、公開・非公開及び存否不応答の決定に当たっては、次により処理するものとする。

(1)　対象公文書の特定

主管課等は、対象公文書の名称を具体的に特定するものとする。

(2)　公開・非公開及び存否不応答の検討

主管課等は、対象公文書に記録されている情報が条例第7条又は第8条各号に規定する公開をしてはならない公文書又は公開をしないことができる公文書(以下「非公開事項」という。)に該当するかどうかを、また公文書が存在するか否かを答えるだけで非公開事項を公開したと同様の効果が発生するおそれがあるかどうかを、条例の解釈・運用、非公開事項の判断基準等(第三者への意見聴取を行った場合は当該第三者から提出された意見書等を含む。)を参考に総合的に検討するものとする。

なお、公開・非公開及び存否不応答の決定に対しては、審査請求や訴訟の提起ができるので、十分理論構成が必要なことに留意すること。

(3)　公開・非公開及び存否不応答の決定期間

公開・非公開及び存否不応答の決定は、総合窓口で請求書を受け付けた日から起算して15日以内にしなければならないが、請求者の立場からできるだけ早く決定するよう努めるものとする。

なお、15日目が湖南市の休日を定める条例(平成16年湖南市条例第2号)第1条第1項に規定する休日のときは、その翌日をもって満了日とする。

(4)　決定期間の延長

災害の発生、年末年始の休暇、第三者への意見聴取のために日時を要することなど条例第11条第4項に規定する正当な理由により、また条例第12条に規定する理由により決定期間を延長する場合は、公文書公開決定期間延長通知書(規則様式第6号)又は公文書公開決定期間特例延長通知書(規則様式第8号)により、速やかに配達証明等にて請求者に通知するとともに、その写しを総合窓口に送付するものとする。

この場合、次のことに留意するものとする。

①　延長期間は、必要最小限の期間とする。

②　15日以内の決定期間内に、決定期間延長通知書が請求者に到達するようにすること。

③　延長の理由の欄には、延長する理由を具体的に記載すること。

[例]

ア　請求に係る公文書の種類が膨大で、短期間に検索することが困難である。

イ　請求に係る公文書の内容が複雑で、短期間に公開の可否を決定するのが困難である。

ウ　請求に係る公文書に第三者に関する情報が記録されているため、第三者の意見を聴取する必要があり、短期間に公開の可否を決定することが困難である。

エ　災害等予期し得ない業務の増大により、短期間に公開の可否を決定することが困難である。

オ　決定期間に年末年始等が含まれるため、短期間に公開の可否を決定することが困難である。

(5)　事前協議

主管課等は、次により事前協議を行うものとする。

①　総合窓口との協議

公開・非公開及び存否不応答の決定に当たっては、総合窓口と事前協議をするものとする。

②　関係課等との調整

対象公文書が、他の課等又は他の機関に関連するものである場合は、当該関係課等又は機関と連絡を取り、調整するものとする。

(6)　第三者への意見聴取

主管課等は、対象公文書に市及び請求者以外の第三者の情報が記録されているときは、「第4章　第三者への意見聴取に係る事務」に基づき、当該第三者に対して意見聴取を行うものとする。

(7)　公開の決裁権者

公開・非公開及び存否不応答の決定は、主管課等が行うものとし、この決定に係る決裁権者は、原則として主管課等の長とする。ただし、必要と認めるときは、上位の職にあるものにその決裁を求めることができる。

(8)　公開・非公開及び存否不応答の決定通知

公開・非公開及び存否不応答の決定をしたときは、次により決定通知書を作成するものとする。

①　公開をする旨の決定　公文書公開決定通知書(規則様式第3号)

②　部分公開をする旨の決定　公文書部分公開決定通知書(規則様式第4号)

③　公開をしない旨の決定　公文書非公開決定通知書(規則様式第5号)

(9)　決定通知書の記載事項

①　「請求のあった年月日」欄

請求書提出年月日は、総合窓口において請求書の提出のあった日とすること。

ただし、「公文書の特定ができない場合の取扱い(第3章　公文書の公開に係る事務　1　公開請求の受付　(6)　請求書の受付　④)」による場合は、この特定ができた日となるものである。

②　「公文書の名称」欄

対象公文書の名称を正確に記載すること。この場合、1枚の決定通知書に複数の公文書の名称を記載することができるものとする。

③　「公文書の公開の日時」欄

ア　公開の日時は、決定通知書が請求者に到達すると思われる日から数日後の、勤務時間内の日時を指定すること。この場合、請求者に対して、あらかじめ電話等により希望を確認する等、できるだけ請求者の利便を考慮して決定するものとする。また、希望確認の際に、写しの交付、郵送等を希望する者には、「6　費用徴収」の規定により算出した費用の額並びに納入方法を併せて連絡しておくこと。

イ　第三者への意見聴取を行ったときは、当該第三者が救済の手続をするために必要とする相当の期間(「第4章　第三者への意見聴取に係る事務　4　第三者への通知」に規定する当該第三者に通知した日から起算して20日)が経過する日以後を公開の日時とすること。ただし、第三者の意見が対象公文書の公開について支障ない旨であることが明らかな場合は、アに準じて行うものとする。

ウ　写しの郵送等による公開についても、ア及びイに準じて行うものとするが、公開の日時については、時間の記載は行わず、勤務日以外も含めて当該公文書の写しが請求者に到達すると思われる日以降の日を指定するものとする。

④　「公文書公開の場所」欄

公開を行う場所を記載すること。ただし、写しの郵送等による公開については、請求者の住所を記載するものとする。

⑤　「担当する課等」欄

公開を行う主管課等の課・係名等及び電話番号を記載すること。

⑥　「備考」欄

公文書の公開に際し、写しを必要とする場合は、その費用の予定額を記載すること。なお、郵送等による写しの交付を請求された場合は、その郵送等に係る費用の請求額も記載すること。

⑦　「公開しない部分及び理由」欄、「公開しない理由」欄

公開しない部分の情報の概要を、当該情報の内容が判明しないように留意して記載すること。

また、公開しない部分が条例第7条及び第8条各号に規定する非公開事項のいずれに該当するか、及びその理由について具体的に記載すること。この場合、複数の号に該当するときは、全てについて各号ごとにその理由を記載することとし、この欄に記載しきれないときは、別紙に記載の上、添付するものとする。

⑧　「公開することができるようになる期日」欄

決定の時点では非公開事項に該当するが、期間の経過(おおむね1年以内)により、当該非公開事項に該当する事由がなくなり、かつ、公開することができるようになる期日(複数の非公開事項に該当する場合は、全ての非公開事項に該当しなくなる日)が確定的に明示できる場合は、その期日を記載すること。

なお、この場合は、その期日の経過後に、改めて請求書の提出が必要となるものである。

(10)　公文書の存否を明らかにしない場合

①　公文書の存否が明らかになること自体が非公開事項に該当する場合は、当該公文書の存否を明らかにしないで公開をしない旨の決定をするものとする。

②　この場合の通知は、「公文書存否不応答通知書(規則様式第2号)」により行うものとし、「請求する公文書の名称又は内容」欄には、請求書のとおり記入するものとする。

(11)　起案及び添付書類

公開又は非公開及び存否不応答の決定事案の処理は、湖南市事務処理規程に定める回議書に、次のものを添付して行うものとする。

①　「請求書」

②　「公文書公開決定通知書」、「公文書部分公開決定通知書」、「公文書非公開決定通知書」又は「公文書存否不応答通知書」の案

③　公開の請求に係る公文書の写し

④　公文書公開の決定期間の延長に係る決裁文書(決定期間を延長した場合)

⑤　第三者の意見聴取に係る決裁文書、当該第三者等から提出された公開意見書及び参考資料(第三者の意見聴取を行った場合)

⑥　その他公開、非公開の決定をするため必要とする書類

(12)　合議

主管課等は、決定に係る回議書を総合窓口及び必要に応じて関係する課等に合議するものとする。

(13)　決裁文書の保存期間

決裁文書(添付文書を含む。)の保存期間は、5年とする。

(14)　決定通知書の送付

主管課等は、公開・非公開及び存否不応答の決定をしたときは、速やかに決定通知書を請求者に送付するとともに、その写しを総合窓口に送付するものとする。

なお、部分公開、非公開及び存否不応答の決定通知については、配達証明等にて行うものとする。

4　公開の方法

主管課等は、公開の方法について、総合窓口と調整し、次により処理するものとする。

(1)　公文書の公開の方法

①　公文書の閲覧は、原則としてその原本を閲覧に供するものとする。

ただし、次の場合は、原本に代えてその公文書を複写したものを閲覧に供するものとし、この場合における複写に要する費用は、請求者に負担させないものとする。

ア　公文書が汚損し、又は破損するおそれがあるとき。

イ　条例第9条による部分公開を行う場合であって、原本により難いとき。

ウ　裁判、国等の監査等のため、公文書が手元にないとき。

エ　日常業務に支障を及ぼすおそれがあるとき。

オ　その他原本を閲覧に供することができないとき。

②　視聴は、ビデオテープなど直接閲覧することができない情報を、その情報の内容を理解できる情報に変換する装置を使用して変換したものを視聴することによって行うものとする。

③　媒体に磁気情報などの形で記録され、直接視聴できない情報については、これらのものから出力又は採録したものにより閲覧に供するものとし、この場合における出力又は採録に要する費用は、請求者に負担させないものとする。

(2)　写しの交付

写しの交付は、公開を決定した公文書を複写又は複製したもので行い、その方法は、次によるものとする。

写しの交付に当たっては、作成に要する費用を請求者に求めることから、費用の額についてあらかじめ請求者に連絡し、写しの交付の希望について再度確認を行っておくこと。

なお、著作権法等により複製が禁じられている文書については、写しの交付ができない。

①　交付部数は、請求のあった公文書1件につき、1部とする。

②　写しの用紙の大きさは、日本産業規格A列3判、A列4判、B列4判及びB列5判とし、庁内に設置している電子式複写機により複写するものとする。

ただし、これによることができないものについては、請求者の求めに応じ、業者に委託するなどにより複写し、又は複製するものとする。

③　媒体に磁気情報などの形で記録されているものの写しは、これらのものから出力し、又は採録したものを複写することにより行うものとする。

(3)　部分公開の実施方法

条例第9条の規定により、公開請求に係る公文書に非公開事項に該当する情報が記録されている場合において、公開部分と非公開部分が容易に分離することができ、かつ、非公開部分を分離した後の情報で公開請求の目的が損なわれないと認めるときは、非公開部分を除いて公開しなければならない。

部分公開の実施方法は、次によるものとする。

①　公開部分と非公開部分とがページ単位で区分できる場合

ア　取り外しできる場合は、非公開部分を取り外して公開部分のみを公開する。

イ　取り外しできない場合(例：両面印刷、袋とじなど)は、公開部分が記録されているページを複写したもの又は非公開部分を紙等で覆ったもの等により公開する。

②　公開部分と非公開部分とが同一ページにある場合

非公開部分を遮蔽物で覆って複写したもの、該当ページを複写した上で非公開部分をマジック等で消し、それを再度複写したもの等で公開する。

5　公開の実施

主管課等は、公開の実施について、総合窓口と調整し、次により処理するものとする。

(1)　公開の日時及び場所

公文書の公開は、「公文書公開決定通知書」又は「公文書部分公開決定通知書」により、あらかじめ指定した日時及び場所において実施するものとする。

(2)　指定した日時以外の公開の実施

請求者のやむを得ない事情により、指定された日時に閲覧等ができず、請求者から日時の変更の申出があった場合は、主管課等は、改めて別の日時を指定するものとする。この場合、改めて公開の決定に係る通知を送付することは要しないものとする。

この場合、「公文書公開決定通知書」控えの「備考」欄に「(請求者の都合により公開日時変更)○年○月○日○時○分」と記載すること。

(3)　決定通知書の確認

主管課等は、公開の場所へ来庁した者に対して決定通知書の提示を求め、請求者本人であること及び公文書の名称等の確認を行うものとする。

(4)　公開の実施

①　公開の実施

主管課等は、対象公文書を提示し、請求者の求めに応じて当該公文書の内容について説明するものとする。

公開の実施に当たっては、総合窓口の職員が立ち会うものとする。

②　公開の中止又は禁止

主管課等は、公開を受ける者に、公文書を改ざんし、汚損し、又は破損することのないよう注意を促すこと。

なお、主管課等は、公開を受ける者が、公文書を改ざんし、汚損し、若しくは破損し、又はこれらのおそれがあると認めるときは、当該公文書の公開を中止し、又は禁止するものとする。

③　当日に写しの交付を希望する場合

請求時は閲覧の請求だけであった場合でも、公開の当日に写しの交付を求められることが予想される。一般には、公開を決定した公文書について、その写しを交付することは何ら支障はないものと考えられるため、請求があれば、その場で写しを交付するものとする。なお、写しの交付にあたっては、「4　公開の方法　(2)　写しの交付」等に基づき行うこと。

④　写しの郵送等による公開については、あらかじめ指定した日に到達するよう配達証明等にて行うこと。

6　費用徴収

(1)　費用の額

①　写しの作成に要する費用については、次の表のとおりとする。

備考

1　区分欄の用紙の大きさは、産業標準化法(昭和24年法律第185号)に基づく日本産業規格による。

2　1枚の両面に複写した場合は、2枚とみなす。

②　写しの送付に係る経費は、郵送等に要した費用等の相当額とする。

(2)　徴収の方法

①　写しの作成に要する費用の支払は、現金によるものとし、写しの交付時において徴収するものとする。

②　写しの交付を郵送等で行うときは、その写しの作成及び送付に要する費用は、現金又は定額小為替証書の送付を求めることとし、当該費用を受領した後に写しを送付するものとする。

(3)　情報提供として行う刊行物等の写しの作成に要する費用及び当該写しの送付に係る費用についても、上記(1)及び(2)の規定によるものとする。

第4章　第三者への意見聴取に係る事務

主管課等は、条例第13条に規定する第三者への意見聴取については、総合窓口と協議し、次により事務を処理するものとする。

1　意見聴取の実施

主管課等は、条例第11条第1項の決定をする場合において、当該決定に係る公文書に市及び請求者以外の第三者に関する情報が記録されているときは、公開・非公開の決定の判断をより適正に行うため、当該情報が条例第7条及び第8条各号のいずれかに該当すること又はいずれにも該当しないことが明らかでない場合、又は条例第8条第2項による公開を行う場合は、あらかじめ当該第三者の意見を聴くものとする。ただし、当該第三者の所在が判明しない場合は、この限りでない。

2　意見聴取の方法

(1)　意見聴取は、第三者に対し、当該第三者に係る情報が記録された公文書について公開請求があった旨を公文書の公開に関する意見照会書(様式第3号)により通知し、当該第三者から公文書の公開に関する意見書(様式第4号)の提出を求めることにより行うものとする。この場合、1週間以内に当該意見書を提出するよう協力を求めるものとする。

なお、意見聴取に相当の期間を要し、条例第11条に規定する期間内に公開・非公開の決定ができないおそれがあるときは、「第3章　公文書の公開に係る事務　3　公開・非公開及び存否不応答の決定　(4)　決定期間の延長」の規定に基づき、決定期間の延長を行うこと。

(2)　公開の請求のあった公文書に多数の第三者に関する情報が記録されている場合で、全ての第三者に対する意見聴取が困難であるときは、必要な範囲で意見聴取を行うものとする。

3　意見聴取の内容

(1)　個人に関する情報(事業を営む個人の当該事業に関する情報を除く。)については、プライバシー侵害の有無及びその程度など。

(2)　法人その他の団体(国及び地方公共団体を除く。)又は事業を営む個人の当該事業に関する情報については、不利益の有無及びその程度など。

(3)　国、他の地方公共団体その他公共団体に関する情報については、信頼関係若しくは協力関係への影響、事務事業の意思形成に対する支障、事務事業の目的の困難性又は公正かつ円滑な実施に対する支障等の有無及びその程度など。

4　第三者への通知

(1)　主管課等は、2の規定による第三者への意見聴取を行った後に、条例第11条第1項の決定をしたときは、請求者に対する通知と同時に、当該第三者に公文書の公開に関する通知書(規則様式第9号)によりその旨を配達証明等で通知するとともに、その写しを総合窓口に送付するものとする。

(2)　第三者に意見聴取を行った場合における対象公文書の公開の日時は、第三者が救済の手続をするために必要とする相当の期間(当該第三者に通知した日から20日)が経過する日以後とすることに留意するものとする。ただし、第三者の意見が対象公文書の公開について支障ない旨であることが明らかな場合は、この限りでない。

第5章　審査請求に係る事務

公開・非公開及び存否不応答の決定等の処分について行政不服審査法(平成26年法律第68号)の規定による審査請求があった場合は、次により取り扱うものとする。

1　審査請求の方法

審査請求は、行政不服審査法第19条の規定により、書面によることとし、口頭での審査請求は認められないものである。したがって、口頭で審査請求があったときは、書面による手続を行うよう指導するものとする。

この書面は、公文書公開審査請求書(様式第5号)により行うものとするが、これ以外の用紙であっても所定の事項が記載されている場合は認めるものとする。

なお、審査請求書の宛先は、当該実施機関となるものである。

2　審査請求書の受付

審査請求書は、総合窓口で受け付けるものとする。

総合窓口は、受け付けた審査請求書について、公文書公開審査請求処理簿(様式第6号。以下「審査請求処理等」という。)に必要な事項を記入するとともに、当該審査請求書の写しを保管した上で、直ちに当該審査請求に係る処分を行った主管課等に送付するものとする。

3　審査請求の審査等

主管課等は、総合窓口と協議の上、審査請求の審査等について次により取り扱うものとする。

(1)　記載事項の審査

主管課等は、行政不服審査法の規定に基づき、次の要件について確認の上、審査請求書を受理するものとする。

①　審査請求書の記載事項の確認

ア　審査請求人の氏名又は名称及び住所又は居所

イ　審査請求に係る処分の内容

ウ　審査請求に係る処分があったことを知った年月日

エ　審査請求の趣旨及び理由

オ　処分庁の教示の有無及びその内容

カ　審査請求の年月日

キ　審査請求人が、法人その他の社団若しくは財団である場合、総代を互選した場合又は代理人によって審査請求をする場合は、その代表者若しくは管理人、総代又は代理人の氏名及び住所又は居所

②　審査請求人(審査請求人が法人その他の社団又は財団であるときは代表者又は管理人、総代を選出したときは総代、代理人によって審査請求をするときは代理人)の押印の有無

③　代表者又は管理人、総代又は代理人がある場合は、それぞれの資格を証明する書面(法人登記簿の謄本・抄本、代表者又は管理人を選任したことを証明する総会議事録等の写し、代理人委任状等)の添付の有無

④　審査請求期間内(公開・非公開の決定等の処分があったことを知った日の翌日から起算して3箇月以内)の審査請求かどうか。

⑤　審査請求適格の有無(公開・非公開の決定等の処分によって、直接に自己の権利利益を侵害されたものかどうか)

なお、これらに欠けるものは、審査請求が「不適法」となるものである。

また、あわせて次の事項についても改めて確認しておくこと。

ア　審査請求の対象となる公文書についての審査請求か。

・条例第2条第2項に規定する公文書に該当するか。

・条例第18条及び第23条に規定する適用外の公文書に当たらないか。

・条例付則第2項各号に該当する公文書か。

イ　審査請求の対象となった公文書が存在しているか。

(2)　審査請求書の補正

主管課等は、上記の(1)の審査の結果、当該審査請求が不適法と認められる場合であっても、補正することができるものであるときは、公文書公開審査請求書補正命令書(様式第7号)により、相当の期間(2週間程度)を定めて審査請求人に補正を命じなければならない。

なお、補正命令書は、配達証明等により送付し、その際には、公文書公開審査請求書補正書(様式第8号)を添付するものとする。

(3)　審査請求の却下の裁決

主管課等は、当該審査請求が次のいずれかに該当する場合には、当該審査請求について却下の裁決を行い、公文書公開審査請求却下通知書(様式第9号)を配達証明等により審査請求人に送付するとともに、その写しを総合窓口へ送付するものとする。

①　審査請求が不適法であり、かつ、補正不能である場合

②　補正命令に応じなかった場合

③　補正命令に定める補正の期間を経過した場合

(4)　審査請求書の受理

主管課等は、審査請求書が上記(1)の要件を満たすときは、これを受理し、直ちに次の手続に入らなければならない。

4　原処分の再検討

主管課等は、総合窓口と協議の上、原処分の再検討について次により取り扱うものとする。

(1)　主管課等は、審査請求があったときは、直ちに原処分である公開・非公開及び存否不応答の決定等の処分について審査し、再検討を行うものとする。

(2)　再検討の結果、存否不応答の取消し、非公開決定又は部分公開決定を取り消し、全部公開決定するなど審査請求を認容するときは、審査請求人に公文書公開審査請求認容通知書(様式第10号)とあわせて公文書公開決定通知書を簡易書留等により送付するものとする。この場合の公文書公開決定通知書については、文中「…通知します。」の後に、「(公文書公開審査請求認容による再決定)」と記載するほか、「第3章　公文書の公開に係る事務　3　公開・非公開の決定」に準じて取り扱うものとする。

ただし、原処分に当たって第三者に意見聴取を行っている場合は、当該第三者の権利利益を保護するため、必要に応じ、審議会への諮問を行うものとする。

5　審議会への諮問

(1)　審議会への諮問

主管課等は、次に掲げる審査請求があった場合は、当該審査請求が不適法であるとき又は当該審査請求を認容するときを除き、総合窓口と協議の上、速やかに、審議会に諮問するものとする。

①　条例第10条及び第11条第1項の決定に対する審査請求

②　請求に係る文書が、条例第2条第2項に該当しないことを理由とする条例第11条第5項の規定による請求の拒否に対する審査請求

③　その他市長が諮問することが必要と認めること。

(2)　諮問書の作成

主管課等は、諮問書(様式第11号)を作成し、次に掲げる書類を添付して、総合窓口ヘ提出するものとする。

①　審査請求書の写し

②　公文書公開請求書の写し

③　公開請求に対する決定通知書の写し

④　審査請求に係る経過説明書

⑤　その他必要な書類(審査請求の対象となった公文書の写し等)

6　審議会への説明及び資料提出

主管課等は、審議会から意見若しくは説明又は必要な資料の提出を求められた場合は、これに応じなければならない。

7　審議会の答申

総合窓口は、審議会から答申があった場合は、直ちに、当該答申書を主管課等に送付するものとする。

8　審査請求に対する裁決

主管課等は、総合窓口と協議の上、審査請求に対する裁決について次により取り扱うものとする。

(1)　主管課等は、審議会からの答申のあった場合は、これを尊重し、速やかに、当該審査請求に対する裁決を行うものとする。

(2)　審査請求に対する裁決に係る決裁権者は、湖南市事務決裁規程(平成16年湖南市訓令第5号)によるものとする。

(3)　審査請求を認容するときは、「4　原処分の再検討　(2)」と同様に処理すること。

(4)　審査請求を棄却するときは、公文書公開審査請求棄却通知書(様式第12号)を配達証明等により審査請求人に送付するとともに、その写しを総合窓口へ送付するものとする。

(5)　審査請求に対する裁決において、第三者への意見聴取を行った公文書に関する公開・非公開及び存否不応答の決定等の処分を変更することとなった場合は、主管課等は、その旨を配達証明等により当該第三者に通知するものとする。この場合における事務取扱は、公文書の公開に関する通知書(規則様式第7号)の文中「…通知します。」の後に、「(公文書公開審査請求認容による再決定)」と記載し、その写しを総合窓口に送付するほか、「第4章　第三者への意見聴取に係る事務　4　第三者への通知」に準じて行うものとする。

9　第三者からの審査請求があった場合

第三者に関する情報が記録されている公文書に係る公開決定に対して、当該第三者から審査請求があった場合は、審査請求が提起されただけでは公開の実施は停止しないので、審査請求と併せて執行停止の申立てをする必要がある旨を審査請求人に説明するものとする。(行政不服審査法第25条第1項及び第2項)

10　審査請求に関する記録

総合窓口は、「審査請求処理等」を作成し、審査請求に関する事務を記録するものとする。

11　対象公文書の保存期間の特例

審査請求の対象となった公文書については、審査請求の審議期間中及び訴訟係争中に保存期間を満了した場合でも、審査請求及び訴訟が結審するまで破棄しないものとする。

第6章　公文書の目録

1　公文書の目録

(1)　条例第21条に規定する公文書の目録は、次のとおりとする。

①　湖南市公文書目録

(2)　公文書の目録は、非公開事項に該当する情報が記録されている公文書か否かにかかわらず、条例第2条第2項に規定する公文書について作成するものとするが、一般の閲覧に適するよう、個人名、法人名その他の事項から、非公開事項に該当する情報が判明しないように必要な措置を講ずるものとする。

(3)　公文書目録は、毎年作成し、総合窓口に備え置くものとする。

第7章　運用状況の公表

1　運用状況の取りまとめ

総合窓口は、各実施機関における公文書の公開請求等の内容及び処理結果等について取りまとめるものとする。

2　公表

(1)　総合窓口は、前年度の運用状況について次の事項を、毎年1回公表するものとする。

①　公文書の公開請求等の件数

②　公文書の公開請求等に関する決定状況

③　審査請求の件数及び処理状況

④　その他必要な事項

(2)　公表は、毎年7月1日までに行うものとする。

第8章　情報の提供に係る事務取扱

1　情報の提供

主管課等及び総合窓口は、公文書公開の手続によらなくても、請求者の趣旨が達せられると思われるときは、当該公文書の公開に代えて、パンフレットや刊行物等による情報提供で対応するものとする。

ただし、市民の公文書の公開を求める権利の行使を妨げることがないよう十分留意することが必要である。

2　行政資料の送付

主管課等は、作成、購入又は寄贈を受けた統計書、計画書、報告書及び広報資料等の行政資料を総合窓口に送付し、市民の閲覧に供するよう努めるものとする。

第9章　他の法令との調整

他の法令等により公文書の閲覧又は縦覧及び公文書の謄本等の交付の手続が定められている場合は、条例第18条第1項の規定に基づき当該閲覧、縦覧等の制度を利用しなければならない。ただし、他の法令等の規定により、公開を求めることができるものの範囲又は期間等が制限されているときは、その範囲外のもの又は期間外等については、この条例の適用を受け公開請求することができるものである。この場合、当該他法令等が限定している趣旨を十分踏まえて、公開するか否かの決定を行うものとする。

第10章　情報公開主任

1　設置

公文書の公開等に関する事務を適正かつ円滑に行い、情報公開を総合的に推進するため、主管課等に情報公開主任を置く。

2　職務

情報公開主任は、次の職務を行うものとする。

(1)　公文書の公開に関する事務

①　公開請求等に係る対象公文書の特定に関すること。

②　公開・非公開の決定等の事務処理に関すること。

③　総合窓口及び他の関係課等との連絡調整に関すること。

④　その他主管課等における公文書の公開に係る事務の指導に関すること。

(2)　情報の提供の推進に関する事務

①　行政資料等の提供に関すること。

②　総合窓口及び他の関係課等との連絡調整に関すること。

③　その他主管課等における情報提供の推進に係る事務の指導に関すること。

付則

付則(平成17年訓令第15号)

付則(平成17年訓令第36号)

付則(平成20年訓令第21号)

付則(平成21年訓令第19号)

付則(平成26年訓令第17号)

附則(平成28年訓令第17号)

附則(令和元年訓令第2号)

附則(令和5年訓令第10号)