(目的)

第1条　この条例は、市の諸活動及び歴史的事実の記録である公文書が市民との共有の知的財産として住民自治の実現に寄与するものであることに鑑み、公文書の管理に関する基本的事項を定めることにより、市民の主体的利用の基礎となる公文書の適正な管理及び保存を推進し、もって市政が適正かつ効率的に運営されるようにするとともに、市の諸活動を現在及び将来の市民に説明する責務を全うすることを目的とする。

(定義)

第2条　この条例において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(他の法令等との関係)

第3条　公文書の管理については、法律若しくはこれに基づく命令又は他の条例に特別の定めがある場合を除くほか、この条例の定めるところによる。

(文書の作成)

第4条　実施機関の職員は、第1条の目的の達成に資するため、当該実施機関における経緯も含めた意思決定に至る過程並びに事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、文書管理規程(第10条に規定する公文書の管理に関する定めをいう。次条及び第7条において同じ。)で定めるところにより、文書を作成しなければならない。

(公文書の整理)

第5条　実施機関の職員が公文書を作成し、又は取得したときは、当該実施機関は、文書管理規程で定めるところにより、当該公文書について分類し、名称を付し、及び保存期間を設定しなければならない。

(公文書の保存)

第6条　実施機関は、公文書ファイル及び単独で管理している公文書(以下「公文書ファイル等」という。)について、当該公文書ファイル等の保存期間(延長された場合にあっては、延長後の保存期間。以下同じ。)の満了する日までの間、その内容、時の経過、利用の状況等に応じ、適切な保存及び利用を確保するために必要な場所において、適切な記録媒体により、識別を容易にするための措置を講じた上で保存しなければならない。

(公文書ファイル管理簿)

第7条　実施機関は、公文書ファイル等の管理を適切に行うため、文書管理規程で定めるところにより、公文書ファイル等の分類、名称、保存期間その他の文書管理規程で定める事項(湖南市情報公開条例(平成16年湖南市条例第10号)第7条に規定する非公開情報及び同条例第8条に規定する公開しないことができる情報に該当するものを除く。)を帳簿(以下「公文書ファイル管理簿」という。)に記載しなければならない。ただし、1年未満の保存期間が設定された公文書ファイル等については、この限りでない。

(保存期間が満了した公文書ファイル等の取扱い)

第8条　実施機関は、保存期間が満了した公文書ファイル等について、速やかに廃棄しなければならない。

(管理状況の公表)

第9条　市長は、毎年度、実施機関における公文書ファイル等の保存状況その他の公文書の管理の状況を取りまとめ、その概要を公表しなければならない。

(文書管理規程)

第10条　実施機関は、公文書の管理が第4条から前条までの規定に基づき適正に行われることを確保するため、公文書の管理に関する定め(以下「文書管理規程」という。)を設けなければならない。

(歴史公文書の保存)

第11条　実施機関は、歴史公文書について、次条の規定により廃棄する場合を除き、永久に保存しなければならない。

(歴史公文書の廃棄)

第12条　実施機関は、歴史公文書が歴史資料として重要でなくなったと認める場合には、湖南市情報公開・個人情報保護・公文書管理審議会設置条例(令和4年湖南市条例第28号)に規定する湖南市情報公開・個人情報保護・公文書管理審議会(以下「審議会」という。)の同意を得て、当該歴史公文書を廃棄することができる。

(諮問)

第13条　実施機関は、次に掲げる場合は、審議会に諮問しなければならない。

(出資法人等の文書の管理)

第14条　市が出資その他財政上の援助を行う法人は、この条例の趣旨にのっとり、その保有する文書の適正な管理に関して必要な措置を講ずるよう努めるものとする。

(指定管理者の文書の管理)

第15条　実施機関は、指定管理者(地方自治法(昭和22年法律第67号)第244条の2第3項に規定する指定管理者をいう。以下同じ。)に公の施設(同法第244条第1項に規定する公の施設をいう。)の管理を行わせるときは、当該指定管理者との間で締結する協定において、当該公の施設の管理に関する文書について適正に管理が行われるよう、当該指定管理者が講ずべき措置を明らかにしなければならない。

(報告の聴取等)

第16条　市長は、この条例の目的を達成する範囲内において必要があると認めるときは、公文書の管理について、実施機関に対し、報告を求め、又は助言することができる。

(研修)

第17条　実施機関は、当該実施機関の職員に対し、公文書の管理を適正かつ効果的に行うために必要な知識及び技能を習得させ、並びに向上させるために必要な研修を行うものとする。

(委任)

第18条　この条例に定めるもののほか、この条例の施行に関し必要な事項は、実施機関が別に定める。

(施行期日)

第1条　この条例は、令和7年4月1日から施行する。

(適用区分)

第2条　この条例の規定は、この条例の施行の日(以下「施行日」という。)以後に実施機関の職員が作成し、又は取得した公文書について適用する。

(経過措置)

第3条　この条例の施行の際、現に実施機関が保存している施行日前公文書であって、本則第2条第3号アからオまでのいずれかに該当するものは、歴史公文書とみなす。

(準備行為)

第4条　実施機関は、施行日前においても、本則第10条の規定の例により、文書管理規程を設け、及びこれを公表することができる。

(湖南市情報公開条例の一部改正)

第5条　湖南市情報公開条例(平成16年湖南市条例第10号)の一部を次のように改正する。

(湖南市特別職の職員で非常勤のものの報酬及び費用弁償に関する条例の一部改正)

第6条　湖南市特別職の職員で非常勤のものの報酬及び費用弁償に関する条例(平成16年湖南市条例第48号)の一部を次のように改正する。

(湖南市個人情報の保護に関する法律施行条例の一部改正)

第7条　湖南市個人情報の保護に関する法律施行条例(令和4年湖南市条例第27号)の一部を次のように改正する。

(湖南市情報公開・個人情報保護審議会設置条例の一部改正)

第8条　湖南市情報公開・個人情報保護審議会設置条例(令和4年湖南市条例第28号)の一部を次のように改正する。

(湖南市議会の個人情報の保護に関する条例の一部改正)

第9条　湖南市議会の個人情報の保護に関する条例(令和5年湖南市条例第2号)の一部を次のように改正する。