本人通知制度をご利用ください!

更新日:2019年07月05日

平成25年1月1日から本人通知制度が始まりました

この制度は、住民票の写しや戸籍謄抄本などの証明書を本人の代理人や第三者(国または地方公共団体の機関を除く)に交付したときに、市に事前に登録した人に対して交付の事実を郵送でお知らせするものです。

証明書の交付事実を本人に通知することで、不正取得の早期発見や事実関係の早期究明が可能となります。また、委任状の偽造や身元調査のための人権侵害につながる不正請求が発覚する可能性も高まり、その抑止効果も期待されます。

住民票の写しや戸籍謄本などは,本⼈以外の第三者でも法律上の要件を満たしている場合は取得することができます。

本⼈通知制度は第三者からの請求を拒否したり,交付の可否を登録した⼈に確認する制度ではありません。

また、証明書は、交付申請者に対し本人確認や書類審査をして交付しますが、代理人が委任状により請求した場合、その委任状が偽造であるかないかを判断することはできません。

制度の流れ

(1)登録

この制度を利用するには、本人の登録(事前登録)が必要です。

制度内容について理解・確認・同意のうえ、記入いただいた「登録申請書」を受け付けます。

水曜日から火曜日までに受け付けた分を次の水曜日(水曜日が休日の場合はその翌開庁日)に登録し、登録日から通知の対象となります。

(2)通知

登録した本人以外の第三者や代理人による登録者の住民票の写しや戸籍謄抄本などの申請交付があれば、交付の事実(交付年月日、種別および部数、交付請求者の種別)を登録した本人に郵送で通知します。

登録できる人

  • 湖南市の住民基本台帳に記載されている人(除かれた人を含む)
  • 湖南市の戸籍に記載されている人(除かれた人を含む)

ただし、死亡した人・失踪宣告を受けた人・海外在住の人は登録できません。

登録申請受付場所

  • 市民課[東庁舎]
  • 市民課分室[西庁舎]

登録申請受付時間

月曜日から金曜日まで(閉庁日を除く) 午前8時30分から午後5時15分まで

他の市区町村に住民登録をしている人や疾病により直接窓口にお越しいただくことが困難であるなど、やむを得ない事情がある場合は郵送による申込もできます。詳しくはお問い合わせください。

登録申請に必要なもの

(1)登録申請書と添付説明資料

ご家族でまとめて申請される場合も、登録申請書と添付説明資料は一人1枚ずつ必要です。

市民課・市民課分室に設置しているほか、ホームページからもダウンロードできます。添付説明資料をよくお読みいただきご記入ください。

(2)印鑑

(3)本人確認書類

住民基本台帳カード、パスポート、運転免許証、官公署が発行した免許証・許可証または登録証明書など登録者本人の写真が貼付された有効期限内のものの場合は、1点確認。

その他保険証、年金手帳など本人であることを確認するため市長が適当と認める書類で顔写真のないものの場合は、2点確認。

(4)本人以外申請する場合

未成年法定代理⼈(親権者)が申請に来られる場合(ただし、15歳以上は、本⼈による申請も可能です。)

  • 代理人の「本人確認書類」と印鑑
  • 登録希望者本人の戸籍謄抄本(親権を確認できる書類。ただし、登録希望者の本籍が湖南市の場合は省略可)

成年被後見人の法定代理人(成年後見人)が申請に来られる場合

  • 法定代理⼈の「本人確認書類」と印鑑
  • 後見人であることが確認できる書類(登記事項証明書(原本・発行後3ヶ月以内のもの)、審判書の写しなど)

その他の代理⼈が申請に来られる場合

  • 代理人の「本⼈確認書類」と印鑑
  • 登録希望者本人からの委任状(原本)
  • 登録希望者本人が記名・押印した添付説明資料

登録の有効期間

本人通知制度の登録期限は無期限です。

ただし、登録した人が国外転出(出国)したとき、死亡、居所不明などにより住民票が消除されたときは登録を廃止します。

登録の廃止を希望される場合は、湖南市本人通知制度事前登録事項(内容変更・廃止)届出書を提出してください。

登録の変更

転出または転居、転籍等により、登録内容に変更が生じた場合は、湖南市本人通知制度事前登録事項(内容変更・廃止)届出書を提出してください。

通知の対象となる証明書

  • 住民票の写し(住民票除票を含む)
  • 住民票記載事項証明書
  • 戸籍謄抄本(除籍・改製原戸籍を含む)
  • 戸籍の附票の写し(除附票を含む)

これらの証明書でも次の場合は通知の対象になりません。

  • 住民票関係では登録した本人と本人の同一世帯の者からの請求、戸籍関係では登録した本人と本人の同一戸籍に記載されている者またはその配偶者、直系尊属もしくは直系卑属の者からの請求
  • 弁護士による戸籍法第10条の2第5項の業務による請求
  • 国または地方公共団体からの請求

通知する内容

  • 証明書の交付年月日
  • 交付した住民票の写し等の種別および部数
  • 交付した住民票の写し等の交付請求者の種別(本人の代理人・第三者(個人・法人・八業士の別))

交付請求者の氏名や住所を通知することはできません。

第三者に住民票等を交付した内容については、湖南市個人情報保護条例に基づき、本人によリ開示請求を行うことができます。ただし、開示請求が認められた場合においても湖南市個人情報保護条例の範囲内での情報が開示されます。

申請書類関係

この記事に関するお問い合わせ先

総務部 市民課
電話番号:0748-71-2323
ファックス:0748-72-2460

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