(目的)

第1条　この訓令は、湖南市公文書の管理に関する条例(令和6年湖南市条例第21号。次条第4項並びに第7条及び第8条並びに別表第2及び別表第3を除き、以下「条例」という。)第10条の規定に基づき、文書の作成、整理、保存、廃棄等に関する事項その他事務処理に関する基本的事項を定め、もって事務の能率的かつ円滑な処理及び文書の適正な管理を図ることを目的とする。

(定義)

第2条　この訓令において使用する用語の意義は、この訓令に特別の定めがあるものを除き、条例で使用する用語の例による。

(事務処理の原則)

第3条　職員は、事務を適正かつ迅速に処理しなければならない。

(文書主義の原則)

第4条　全て事案の処理は、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、条例第4条の規定に基づき作成した文書によらなければならない。

(総務課長の職務)

第5条　総務課長は、公文書の管理その他の事務処理の状況に関して随時調査し、事務が適正かつ迅速に処理されるよう指導しなければならない。

(文書取扱責任者等の設置)

第6条　公文書の取扱いを適正かつ円滑に行うため、各主管課及び出先機関に文書取扱責任者及び文書取扱主任を設置する。

(文書の種類)

第7条　市長が発する文書の種類は、次に掲げるとおりとする。

(文書の記号及び番号)

第8条　文書に付す記号及び番号については、次に掲げるとおりとする。

(文書の記名)

第9条　文書の記名は、次の各号に定める文書の種類に応じ、当該各号に定めるところにより用いなければならない。

(押印)

第10条　発する文書には、公印を押印しなければならない。ただし、公印の押印により文書の真正性を確保する必要がないものとして市長が別に定めるものについては、この限りでない。

(公文書式)

第11条　公文書式は、総務課長が別に定める。

(公印の使用)

第12条　公印を使用しようとするときは、文書管理システムにより申請し、当該公印保管者の承認を得て使用しなければならない。ただし、第16条第1項第1号及び第2号に定めるものにあっては、この限りでない。

(定義)

第13条　この章において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(文書の収受及び配付)

第14条　本庁に送達された文書及び郵便物又は民間事業者による信書の送達に関する法律(平成14年法律第99号)第2条第3項に規定する信書便物(以下「郵便物等」という。)は、全て総務課において収受し、次に掲げるところにより処理する。ただし、直接主管課に送達された郵便物等は、主管課において処理することができる。

(配付された文書の処理)

第15条　配付を受けた文書(以下「配付文書」という。)等の処理は、文書管理システムに必要な事項を登録することにより行う。ただし、次に掲げるものは、登録を省略することができる。

(文書の起案)

第16条　文書の起案は、次に掲げる事案に係るものを除くほか、文書管理システムに必要な事項を登録することにより行う。ただし、文書の量その他の当該文書の特性により、文書管理システムにて回議を行うことが適当でない事案として総務課長が認めるものにあっては、文書管理システムに登録した上で、回議書(様式第6号)を用いることができる。

(取扱区分の表示)

第17条　次の各号に掲げる事項について、起案の際、文書管理システムの所定の項目に当該各号の取扱区分を表示しなければならない。

(回議の順序)

第18条　回議は、主幹、係長、課長補佐、参事、課長、管理監、次長、理事等、部長、副市長、市長の順序によってしなければならない。ただし、文書の内容、性質その他の考慮すべき事情により特別の定めをした場合にあっては、この限りでない。

(合議)

第19条　文書は、必要により課内の合議又は閲覧を受けなければならない。

第20条　合議を受けた部長、課長等は、事案について異議がある場合は、主管部長又は主管課長に協議して修正することができる。

(総務課長への合議)

第21条　次に掲げる事案に係る起案文書は、総務課長に合議しなければならない。

(廃案の場合の処理)

第22条　事案が廃案となったとき、又は重要な変更を受けたときは、主管課長は、合議した部長、課長等にその旨を通知しなければならない。

(文書の浄書)

第23条　文書の浄書は、主管課で行う。

(文書の施行)

第24条　決裁が完了した起案文書は、特に指定があるものを除くほか、速やかに施行し、文書管理システムに施行の年月日を登録しなければならない。ただし、次の各号に掲げる事案に係るものは、当該各号に定める書式に施行の年月日を記録するものとする。

(文書の発送)

第25条　文書の発送は、総務課において行わなければならない。ただし、主管課において直接発送する必要がある場合は、この限りでない。

(議案の送付)

第26条　議案は、主管課において市長の決裁を得た後、必要部数を作成し、これを総務課に送付しなければならない。

(経由文書の取扱)

第27条　市を経由する文書は、主管課において文書経由簿により必要な手続をなし、当該文書に経由印を押して発送するものとする。

(執務時間外における文書等の取扱)

第28条　執務時間外において本庁に送達された文書及び郵便物等は、当直員が収受しなければならない。

(文書の整理)

第29条　条例第5条第1項の規定による公文書の分類は、公文書が所掌する事務の内容、文書の種別等に応じて、当該公文書を公文書ファイルにまとめることによる。この場合において、同項に規定する公文書の保存期間は、当該公文書が属する公文書ファイルに定められた保存期間によるものとする。

(公文書ファイルの整理)

第30条　条例第5条第3項の規定により公文書ファイルに名称を付すときは、効率的な公文書ファイルの探索に資するよう、簡潔かつ明瞭な名称を付さなければならない。この場合において、当該名称に個人情報を含めることのないよう留意しなければならない。

(保存期間の種別及び基準)

第31条　条例第5条第3項の規定により公文書ファイルの保存期間を設定するときは、次の各号に掲げる種別に応じ、当該各号に定める保存期間を設定するものとする。ただし、当該公文書ファイルが所掌する事務の内容を勘案し、総務課長がこれによることが適当でないと認めるものは、この限りでない。

(単独管理公文書への準用)

第32条　前2条の規定は、単独管理公文書について準用する。この場合において、これらの規定中「条例第5条第3項の規定により」とあるのは「条例第5条第1項の規定に基づき」と、「公文書ファイル」とあるのは「単独管理公文書」と読み替えるものとする。

(公文書の保管)

第33条　公文書ファイル等(電子文書のみをまとめた公文書ファイルを除く。以下この条、次条及び第35条において同じ。)は、中分類ごとに公文書ボックス(事務及び事業の内容、種別等により体系的に公文書ファイル等を分類し、これをまとめて収納する媒体をいう。)にて保管しなければならない。ただし、公文書ファイル等の数その他の事情を勘案し、主管課長がこれによることが適当でないと認める場合は、この限りでない。

(公文書の移管)

第34条　主管課長は、前条第2項の規定による執務室での保管期間が満了した公文書ファイル等について、総務課長が定めるところにより、書庫に移管しなければならない。ただし、主管課長が執務上必要と認める文書、機密を要する文書その他相当の理由があるものについては、この限りでない。

(公文書の保存)

第35条　主管課長は、書庫に移管された公文書ファイル等の所在を常に把握し、当該公文書ファイル等の保存期間の満了する日までの間、適正に管理しなければならない。

(公文書ファイル管理簿)

第36条　主管課長は、文書管理システムにより次項各号に掲げる事項を公文書ファイル管理簿に記載し、これを調製するものとする。

(文書の廃棄処分)

第37条　主管課長は、保存期間が満了した文書について、総務課長が定めるところにより、速やかに廃棄の手続をとらなければならない。

(保存期間の延長)

第38条　保存期間が満了した文書であっても、主管課長が引き続き保存の必要があると認めるものは、前条の規定にかかわらず、保存期間を延長して保存することができる。

(管理状況の公表)

第39条　条例第9条に規定する管理状況の公表は、毎年7月1日までに行うものとする。

(研修)

第40条　総務課長は、条例第17条の規定に基づき、原則として年1回程度、市長部局の職員に対して公文書の管理に関する研修を実施するものとする。この場合において、総務課長は、他の実施機関と合同で研修を実施するよう努めるものとする。

(文書管理の点検)

第41条　総務課長は、公文書の管理が条例及びこの訓令に基づき適正に行われているかを確認するため、原則として年1回程度、各主管課の公文書の管理状況を点検しなければならない。

(書庫の管理)

第42条　総務課長は、書庫を管理し、文書の整理を行うとともに、書庫内の防湿防虫等に努めなければならない。

(保存文書の借覧等)

第43条　書庫に保存中の文書を借覧又は閲覧(第3項において「借覧等」という。)しようとする者は、保存文書借覧簿(様式第9号)に記入し、総務課の職員に申し出なければならない。

(その他)

第44条　この訓令に定めるもののほか、公文書の管理その他事務処理に関し必要な事項は、総務課長が別に定める。

(施行期日)

第1条　この訓令は、令和7年4月1日(次条において「施行日」という。)から施行する。ただし、別表第2備考及び別表第3備考の規定は、告示の日から施行する。

(経過措置)

第2条　この訓令の次に掲げる規定は、施行日以後に職員が作成し、又は取得した公文書(条例附則第3条第1項の規定により歴史公文書とみなすものを除く。)について適用する。

(湖南市公文例規程の一部改正)

第3条　湖南市公文例規程(平成16年湖南市訓令第7号)の一部を次のように改正する。

(湖南市法規審査会規程の一部改正)

第4条　湖南市法規審査会規程(平成16年湖南市訓令第8号)の一部を次のように改正する。

(湖南市情報公開事務取扱要領の一部改正)

第5条　湖南市情報公開事務取扱要領(平成16年湖南市訓令第9号)の一部を次のように改正する。

(湖南市県市町グループウェアシステム取扱要領の一部改正)

第6条　湖南市県市町グループウェアシステム取扱要領(平成16年湖南市訓令第13号)の一部を次のように改正する。

(湖南市職員旧姓使用取扱規程の一部改正)

第7条　湖南市職員旧姓使用取扱規程(平成16年湖南市訓令第33号)の一部を次のように改正する。

(湖南市公印の押印省略に関する取扱要領の一部改正)

第8条　湖南市公印の押印省略に関する取扱要領(令和5年湖南市訓令第3号)の一部を次のように改正する。

(湖南市個人情報保護事務取扱要領の一部改正)

第9条　湖南市個人情報保護事務取扱要領(令和5年湖南市訓令第13号)の一部を次のように改正する。

(湖南市職員事務引継規程の一部改正)

第10条　湖南市職員事務引継規程(令和6年湖南市訓令第2号)の一部を次のように改正する。